Deine Aufgaben:
- Allgemeine Büroadministration
- Wartung von Verbrauchsdaten, Standortlisten und sonstigen Dokumente für unser Nachhaltigkeitscontrolling und unsere Objektdatenbank
- Unterstützung unserer Facility Manager in der Auftragsverwaltung und Angebotsbearbeitung sowie bei der Abwicklung von Förderprojekten
- Administrative Unterstützung bei der Mängelbearbeitung
- Interne Verrechnungstätigkeiten und Versicherungsabrechnungen
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GOURMET stellt sich vor...
- als Schnittstelle zwischen Kund:innen, internen Bereichen und Entwickler:innen
- an der Übernahme und Lösung von Supportfällen aller Bestellsysteme
- an der Dokumentation der einzelnen Supportfälle im Ticketsystem
- an der Nachstellung diverser Supportfälle und Lösung dieser Problemstellungen
- an der Testung von Weiterentwicklungen unserer Bestellsysteme
- an der Aufnahme der Supportfälle im Ticketsystem
- an der Erstellung von FAQs, Handouts und Dokumentationen
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Ihre Aufgaben:
- Lehrbetriebsorganisation: Betreuung der Lehrenden (persönlich, telefonisch, per E-Mail) und Schnittstelle zwischen Lehrenden, Back Offices, SSC und IT.
- Administrative Unterstützung: Verwaltung von Anwesenheitslisten, Datenpflege, Uploads von Lehrmaterialien, Prüfungsorganisation und Postbearbeitung.
- Rechnungs- und Zahlungsabwicklung: Prüfung und Freigabe von Honorarnoten, Refundierungen, Reisekosten und Aufwandsentschädigungen.
- Bestellungen und Facility Management: Organisation von Büro- und Küchenmaterialien, Schlüsselverwaltung, sowie Pflege und Ordnung in Büro- und Gemeinschaftsräumen.
- Projektmanagement-Unterstützung: Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Nachverfolgung von Projekten, Terminüberwachung und Dokumentation.
- Unterstützung in der Buchhaltung: Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen, Kommunikation mit der Buchhaltung und monatliche Abrechnung und Abwicklung von Zahlungen.
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GOURMET stellt sich vor...
- an der selbstständigen Lieferantensuche, -auswahl und -betreuung
- an der Einholung von Angeboten, sowie Preis- und Vertragsverhandlungen
- an der Recherche von alternativen Rohstoffen, Materialien und Dienstleistungen
- an der Preiswartung inkl. Artikelanlage im System
- als Reklamationsmanager im Rahmen der Lieferantenbeurteilung
- an der engen Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen
- an der regelmäßigen Durchführung von Markt- und Wettbewerbsanalysen
- an Optimierungsmaßnahmen und deren Umsetzung
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Sachbearbeiter:in (m/w/d) - Kundenbetreuung
Sie unterstützen User bei der Registrierung und Verwaltung ihrer Online-Konten Sie bearbeiten Kundenanfragen und stellen Produktinformationen bereit Sie erfassen und dokumentieren Kundenfeedback zu Produkt- und Ablaufverbesserungen Sie protokollieren die Kommunikation bzw. Beratung mittels Salesforce Sie leisten effektiven Support und helfen bei der Problembehebung Sie wirken bei der Auftragserfassung und -abwicklung für den Vertrieb mit
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Selbstständige Durchführung der Anlagenbuchhaltung
- Reisebereitschaft im Großraum Wien
- Mitarbeit bei den Monatsabschlüssen
- Unterstützung bei der Optimierung unserer Prozesse
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Ihre Aufgaben:
- Kundenstammwartung (Neukundenanlage, etc.)
- Unterstützung der Vertriebskolleg:innen im Außendienst (administrativ, organisatorisch)
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Büroorganisation und -administration
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Ihre Aufgaben sind:
- Tätigkeiten und Ansprechpartner*in an der Rezeption (inkl. Wochenenddienst an jedem 2. Wochenende)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen (insbesondere Verfassen von Berichten, Aktenvermerken, Protokollen, …)
- Terminkoordination und Fristverwaltung
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Wofür sind Sie verantwortlich?
- Vorerfahrung in einem Backoffice (spezifische Kanzleierfahrung ist von Vorteil insb. Grundbuch und Firmenbucherfahrung, aber nicht notwendig)
- kaufmännische Ausbildung und / oder Ausbildung in der Gastronomie/ Hotellerie
- sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprachniveau), Englisch von Vorteil
- sehr gute MS Office Kenntnisse
- gepflegtes und freundliches Auftreten und teamorientiertes Handeln
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Ihre Aufgaben
- Sie erstellen Verträge im B2B Bereich nach genauer Anweisung und Richtlinien
- Sie meistern das operative Vertragsmanagement (zB. Prüfung Vertragskonditionen, Fristen)
- Sie überprüfen Ausgangsrechnungen auf Richtigkeit (bspw. Lieferziele, Zahlungskonditionen)
- Sie korrespondieren regelmäßig mit Behörden und Ämtern (bspw. Zoll- oder Finanzamt)
- Sie arbeiten mit Datenbanken, unterschiedlichen Systemen und pflegen Ablage und Archiv
- Sie wirken unterstützend im Logistikteam mit und erweitern stetig Ihr Wissen
- Sie führen Abstimmungen mit Geschäftspartnern und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss
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Ihr neuer Job
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patient*innenadministration
- Organisation von Vorsorgeuntersuchungen
- Ordinationsaufbereitung
- Durchführung von Abrechnungen
- Organisation, Bestellwesen und Back Office
- Bei Bedarf und nach Einschulung, Vertretung in anderen Bereichen - Springertätigkeit
- Diensteinteilung von Montag bis Freitag
- Dienstformen zwischen 7.30 Uhr und 19.00 Uhr
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Ihre Aufgaben
- Kundenstammwartung (Neukundenanlage, etc.)
- Unterstützung der Vertriebskolleg:innen im Außendienst (administrativ, organisatorisch)
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Büroorganisation und -administration
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Fachbereich Risikomanagement und IKS (inkl. Revision)
- Administrative Sekretariatsaufgaben wie z.B.:
- Bearbeitung von Rechnungen
- Materialbestellung
- Ansprechperson der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in administrativen Belangen
- Bearbeitung der Post und sonstiger Nachrichten (E-Mail) für die TFL
- Terminverwaltung für Themenfeldleitung
- Koordination von Besprechungen
- Eigenverantwortliche Erledigung zugeteilter Aufgaben
- Unterstützung der Themenfeldleitung bei der Vorbereitung und Organisation von Sitzungen und Besprechungen
- Unterstützung der Themenfeldleitung durch die Gestaltung von Präsentationen bzw. die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten
- Selbstständiges Verfassen von Protokollen und anderweitigen Mitschriften
- Vorbereiten und Mitarbeit bei Standard- und Routineprüfungen (z.B. Zugriffsprotokollierungen, Kundenservicestellen)
- Überwiegender Aufgabenbereich liegt in der Mitwirkung der Planung und Durchführung von Verwaltungsaufgaben in Verbindung mit elektronischer Datenverarbeitung
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Das wären Deine To dos:
- Du verwaltest die Tagespläne inklusive der Notdiensttermine unserer KundendiensttechnikerInnen und stellst sicher dass die KollegInnen diese zeitgerecht zur Verfügung gestellt bekommen um auch bei ungeplanten Aufgaben wie z.B. Notfällen rasch reagieren zu können
- Bei Bedarf wirst Du selbst aktiv und kontaktierst Kunden oder KundendienstleiterInnen direkt um einen Termin zu vereinbaren oder erforderliche Daten und Informationen für die Disposition einzuholen
- Kurzum: Du bist Kommunikationsschnittstelle zwischen Kunden, unseren TechnikerInnen, deren Führungskräften sowie anderen KONE Mitarbeitenden in den Niederlassungen sowie externen Ansprechpartnern um eine erfolgreiche Durchführung aller erforderlichen Arbeiten zu gewährleisten
- Bei Bedarf informierst Du intern die zuständigen KollegInnen über wichtige vertragliche Vereinbarungen, z. B. über den gewünschten Zeitplan und die Vertragslaufzeiten und stellst sicher dass der Kunde informiert wird
- Du bist HauptansprechpartnerIn für unsere KundendiensttechnikerInnen bei Anfragen nach zusätzlichen Informationen zu Arbeitsaufträgen
- Verbesserungsvorschläge Deinerseits zu Prozessen und Tools sind willkommen und erwünscht!
- Kurzum Du bist – nach Einschulung - eine unentbehrliche Unterstützung des Kundendienstteams
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Vollzeit | Praktikum
Bischofshofen, Dornbirn, Graz, Innsbruck, Lienz, Linz, Salzburg, Steyr, Telfs, Villach, Wien
15.01.2025
Bischofshofen, Dornbirn, Graz, Innsbruck, Lienz, Linz, Salzburg, Steyr, Telfs, Villach, Wien
Deine Aufgaben:
- Einstieg in die Hotellerie – Theorie und Praxis verbinden
Du erlernst alle relevanten Arbeitsschritte an der Rezeption und im Service. Dabei sammelst du sowohl theoretisches Wissen als auch praktische Erfahrung.
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Das vertrauen wir dir an:
- Du bist für die Sauberkeit auf den Etagen (Zimmer, Gänge, Lagerräume, Treppenhäuser) verantwortlich
- Korrekte Bedienung der Staubsauger und sonstige Reinigungsgeräte
- Du hältst unsere Lagerräume sauber und verwaltest den Lagerstand
- Verantwortlich für die tägliche Zimmerreinigung
- Turn Down Service in den Gästezimmern
- Kenntnisse von diversen Reinigungsmitteln und deren Anwendung
- Handlung von Fundsachen
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