Vollzeit | Teilzeit
Ihre Aufgaben sind:
- Unterstützung der Projektleitung im laufenden Projekt zur Implementierung eines unternehmensweiten digitalen Arbeitszeitmanagement-Systems.
- Verantwortung für die selbständige Durchführung projektbezogener administrativer Aufgaben.
- Koordination von Termine mit Stakeholdern und Organisation von Meetings.
- Gemeinsame Präsentation mit der Projektleitung von aktuellen Entwicklungen im Projekt sowie Vorbereitung entsprechender Unterlagen.
- Übernahme des Dokumentenmanagements im Projekt
- Unterstützung der Projektleitung in der Umsetzung der Kommunikationsstrategie und operativen Umsetzung projektbezogener Kommunikationsmaßnahmen.
- Sie sind es gewohnt mit komplexen Unternehmensstrukturen und heterogenen Stakeholder-Interessen umzugehen. Ein lösungsorientierter und proaktiver Arbeitsstil ist für Sie selbstverständlich.
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Überwachung der internen Kassensysteme unserer Restaurants (Problemanalyse und Behebung)
- Aktualisierung/Änderung der Preise, Artikel und Speisekarten in diversen Systemen
- Betreuung unserer Brands (Fat Monk, Subway, VAPIANO, Tolstoy) hinsichtlich der Kassensysteme, App, Kiosk, Webshop & Lieferdienste
- Schnittstelle zwischen Restaurants und externen IT Dienstleister:innen
- Weiterentwicklung und Umsetzungen von neuen Funktionen für eine reibungslose Guest Journey
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Sicherstellung einer korrekten Zugbesatzung (Nachbesetzung bei kurzfristigen Ausfällen)
- Benachrichtigung unserer Kolleg:innen und Koordination der Zugbesetzung bei Einsatzänderungen
- Umsetzung und Adaptierung von Dienstplanänderungen unter Berücksichtigung von gesetzlichen und Unternehmens internen Regelungen
- Allgemeine Administration (Verwaltung von Krankenständen, Kontrolle und Adaptierung von Zugverspätungen im Dienstplanprogramm)
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Ihre Aufgaben:
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Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten der elektrischen Anlagen -
Störungsbehebung, Fehlersuche und Analyse -
Durchführung von Reparaturen -
Dokumentationsaufgaben
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Vertretung des Restaurantmanagers in dessen Abwesenheit
- an der Bearbeitung von Anfragen und Erstellung von Angeboten
- an der Mitarbeit bei der Organisation und Koordination von Veranstaltungen
- an der aktiven Mitarbeit im Tagesgeschäft (Cafeteria, Kassa, Service, Caterings etc.)
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Ihre Aufgaben:
- Kundenstammwartung (Neukundenanlage, etc.)
- Unterstützung der Vertriebskolleg:innen im Außendienst (administrativ, organisatorisch)
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Büroorganisation und -administration
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Your tasks:
- Transcribe, research and edit correspondence pieces
- Some light programming
- Participation in the administration of the project
- Presentation of results at workshops and conferences
- Publication of results and development of a concept for a dissertation in the thematic field of the project
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Ihre Aufgaben sind:
- Tätigkeiten und Ansprechpartner*in an der Rezeption (inkl. Wochenenddienst an jedem 2. Wochenende)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen (insbesondere Verfassen von Berichten, Aktenvermerken, Protokollen, …)
- Terminkoordination und Fristverwaltung
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Was wir bieten
- Wertschätzendes Arbeitsklima in einem engagierten Team
- Mitarbeit in einem innovativen, professionellen Team
- Bei Bedarf eine Dienstwohnung bzw. einen hauseigenen Kindergarten mit Außenbereich (ab 2 Jahren)
- Zentrale Lage mit optimaler Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
- Einen krisensicheren und attraktiven Arbeitsplatz in einer Zukunftsbranche
- Mittagsmenüs zu vergünstigten Konditionen
- Interessante und herausfordernde Tätigkeit in einem renommierten Privatspital
- Ein ausgezeichnetes Betriebsklima
- Einen sicheren und attraktiven Arbeitsplatz in einer Zukunftsbranche
- Ein vergünstigtes Angebot an Snacks & Getränken in unserer Cafeteria
- Mitarbeiterevents
- Echt Stark! - Alle Vorteile im Überblick...
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Your personal sphere of influence:
- You are involved in research projects and scientific studies in the area of Technology and Innovation Management.
- We expect you to finalize your dissertation agreement within 12-18 months.
- You work on your dissertation and its completion.
- You hold courses independently within the scope of the provisions of the collective bargaining agreement.
- You take on administrative tasks in research, teaching and administration.
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Termin- und Reisekoordination sowie Abrechnungskontrolle
- Administrative und organisatorische Unterstützung des COO
- Aktive Teilnahme, Protokollierung und Nacharbeitung interner und externer Meetings
- Projekte und Ausschreibungen unterstützen
- Frontoffice Agenden bei Urlaubsvertretung (u.a. Begrüßung der Gäste der Geschäftsführung und Telefonservice)
- Administrative Ablage und Pflege unseres Datenmanagements
- Unterstützendes Projektmanagement bei Ausschreibungen:
- Marktrecherche
- Dokumentebeschaffung
- Vorbereitung von Präsentationen
- Mitwirkung bei der Konzeptentwicklung
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DAS ERWARTET SIE BEI UNS
- Annahme und Bearbeitung von Bestellungen und Buchungen
- Kundenkommunikation bzgl. Ablauf der Veranstaltungen
- Vorbereitende administrative Tätigkeit für die ordnungsgemäße Verrechnung
- Allgemeine administrative Tätigkeiten für die Service Manager und Supervisoren vor Ort
- Eingabe von Stundenabrechnungen
- Vertretung des Mitarbeiters in der Poststelle
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Ihr neuer Job
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patient*innenadministration
- Organisation von Vorsorgeuntersuchungen
- Ordinationsaufbereitung
- Durchführung von Abrechnungen
- Organisation, Bestellwesen und Back Office
- Bei Bedarf und nach Einschulung, Vertretung in anderen Bereichen - Springertätigkeit
- Diensteinteilung von Montag bis Freitag
- Dienstformen zwischen 7.30 Uhr und 19.00 Uhr
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
- Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
- Sehr gute MS Office Kenntnisse
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Organisatorische Fähigkeiten
- Fähigkeit selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
- Starke Serviceorientierung, soziale Kompetenz und Selbständigkeit
- Organisationsfähigkeit und kommunikatives Talent
- Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil - i3v, typo 3, SAP
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Tasks:
- Cooperation in organizational and administrative tasks in the field of teaching (VSC participation in the EUMSc4HPC project)
- Organizational and subject-specific support in the supervision of exercises (VSC Intro and specialized topics in VSC training)
- Cooperation in research (support of specific cooperations with program development groups in the VSC context)
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Fachbereich Risikomanagement und IKS (inkl. Revision)
- Administrative Sekretariatsaufgaben wie z.B.:
- Bearbeitung von Rechnungen
- Materialbestellung
- Ansprechperson der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in administrativen Belangen
- Bearbeitung der Post und sonstiger Nachrichten (E-Mail) für die TFL
- Terminverwaltung für Themenfeldleitung
- Koordination von Besprechungen
- Eigenverantwortliche Erledigung zugeteilter Aufgaben
- Unterstützung der Themenfeldleitung bei der Vorbereitung und Organisation von Sitzungen und Besprechungen
- Unterstützung der Themenfeldleitung durch die Gestaltung von Präsentationen bzw. die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten
- Selbstständiges Verfassen von Protokollen und anderweitigen Mitschriften
- Vorbereiten und Mitarbeit bei Standard- und Routineprüfungen (z.B. Zugriffsprotokollierungen, Kundenservicestellen)
- Überwiegender Aufgabenbereich liegt in der Mitwirkung der Planung und Durchführung von Verwaltungsaufgaben in Verbindung mit elektronischer Datenverarbeitung
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Ihr neuer Job
- Terminmanagement telefonisch und per Mail
- Diensteinteilung Montag - Freitag
- Betreuung von Patient*innen- und Zuweiseranfragen
- Unterstützung des Empfangs
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Das bieten wir:
- Geplante Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Fr von 13:00 bis 17:00 Uhr, vertretungsweise auch Vormittagsdienste)
- Intensive Einschulung: weil wir wollen, dass du für die Tätigkeit bestens vorbereitet bist
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns unsere Umwelt am Herzen liegt
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Ihre Aufgaben:
- Administrative Betreuung von Habilitationsverfahren der Fakultät für Maschinenwesen und Betriebswissenschaften (MWB)
- Organisation der Fakultätsratssitzungen sowie der offenen Infoveranstaltungen der Fakultät MWB
- Unterstützung des Teams bei Personal- und Budgetangelegenheiten
- Zuarbeit als Teil des Teams bei der Betreuung von Laufbahnstellen und Berufungsverfahren
- Mitarbeit bei allen anfallenden Geschäftsfällen des Dekanates
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Ihre Aufgaben sind:
- Definition, Entwicklung, Monitoring und Controlling von Kennzahlen und Qualitätsindikatoren
- Vorbereitung, Durchführung und Evaluierung von Qualitäts-Audits und anderen qualitätssichernden Maßnahmen
- Erstellung, Entwicklung und Evaluierung von QM relevanten Tools/Dokumenten
- Fachliche Unterstützung und Beratung bei den Qualitätsthemen
- Leitung von und Mitwirkung bei Projekten sowie Konzepterstellung
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DEINE ROLLE
- Herzlicher Empfang unserer Gäste, damit sie sich vom ersten Augenblick an wohlfühlen
- Professioneller Check-in und Check-out mit unserer Hotelsoftware „Protel"
- Proaktive und zuvorkommende Beratung und Betreuung unserer anspruchsvollen Gäste bei unterschiedlichen Anliegen
- Erste Ansprechperson bei der Entgegennahme von Gästefeedbacks und Gästewünschen
- Einbringen ihrer neuen und frischen Ideen im Team
- Gewissenhafte Bearbeitung von Rechnungen und Durchführung von Schicht-/ Tagesabschlüssen
- Bearbeitung der Gästekorrespondenz, telefonisch und per E-Mail
- Concierge Tätigkeiten wie Buchung unterschiedlicher touristischer Leistungen (Transfers, Tickets, Sightseeing Touren, Konzertkarten, etc. )
- Umsetzung der unternehmensinternen Qualitätsstandards
- Administrative und organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft
- Lfde. Kommunikation mit allen Abteilungen im Haus, um unseren Gästen einen unvergesslichen Aufenthalt zu garantieren
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NEBILY GmbH
Vollzeit | Teilzeit
bieten wir...
- eine spannende, abwechslungsreiche Tätigkeit in einer krisensicheren Branche
- familiäres Arbeitsklima in einem kleinen Team
- Einschulung, Gestaltungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine TEILZEIT-Beschäftigung mind. 20 Std./Woche oder
- eine VOLLZEIT-Beschäftigung auf Basis 40 Std./Woche
- geregelte Arbeitszeiten Montag - Freitag
- Einstiegsgehalt (Basis 40 Std./Woche) lt. KV ab Brutto 2.000,00 EURO in Abhängigkeit der Berufserfahrung
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Ihre Aufgaben:
- Führung und Koordination der Administration
- Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs innerhalb des Instituts
- Unterstützung der Institutsleitung bei der Umsetzung strategischer Ziele und bei der Ressourcenplanung
- Implementierung effizienter Prozesse und laufende Verbesserung administrativer Abläufe sowie Sicherstellung und Weiterentwicklung von Qualitätsstandards in der Administration
- Finanzmanagement und Controlling
- Verantwortung für die Budgetplanung, -überwachung und das Finanzreporting an die Institutsleitung
- Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Drittmittelmanagement und Grant Service
- Regelmäßige Finanzberichte und Prognosen für die Institutsleitung
- Zusammenarbeit mit der Zentralen Verwaltung
- Personalmanagement
- Unterstützung der Institutsleitung bei der Personalplanung
- Betreuung der Mitarbeitenden inkl. Förderung eines positiven Arbeitsklimas
- Unterstützung der „Gender und Diversity Strategie“ des Instituts
- Kommunikation und Schnittstellenmanagement
- Ansprechperson für interne und externe Anfragen im administrativen Bereich
- Enge Zusammenarbeit mit Gruppenleitungen, anderen Instituten, der Zentralen Verwaltung der ÖAW sowie externen Partner:innen
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Ihre Aufgaben:
- Als Koordinator*in sind Sie für die reibungslose Organisation des Ambulanzalltags verantwortlich. Sie betreuen Praktikant*innen, koordinieren den Ablauf und kommunizieren mit verschiedenen Abteilungen der Universität.
- Praktikantenbetreuung: Sie unterstützen Praktikant*innen während ihres gesamten Praktikums, von der Bewerbung bis zur Evaluation.
- Ambulanzkoordination: Sie organisieren den Ablauf in der Ambulanz, koordinieren Termine und stellen einen reibungslosen Betrieb sicher.
- Kommunikation: Sie kommunizieren mit verschiedenen Abteilungen der Universität, wie der Fakultät, der Buchhaltung und der Hausverwaltung.
- Klinische Unterstützung: Sie unterstützen die Ambulanzleitung im klinischen Alltag und übernehmen administrative Aufgaben.
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Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Bearbeitung von organisatorischen und administrativen Tätigkeiten des International Office (wie z.B.: Reisemanagement und Korrespondenz, Dokumentation, Vermittlung/Entgegennahme von Telefonaten, Terminorganisation sowie
- Unterstützung bei SAP-Buchungen. u.v.m.)
- Mitarbeit bei der Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen im International Office
- Schnittstelle zwischen den Fachbereichen des International Office sowie zu den Büros des Rektors und der Vizerektoraten
- Betreuung der Homepage, Social Media und des internen Bereichs (z.B. Confluence)
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Your personal sphere of influence:
- Participation in research projects in the field of Education for Sustainable Development/Environmental Education/Climate Change Education
- Writing of scientific research publications and teacher education publications, giving public lectures (all on national and international level)
- Contribution to the preparation of grant applications for third-party funding
- Co-Coordination and participation in the research-, teaching-, and outreach-project "Bee.Ed – Education through the bee."
- Independent teaching in accordance with the collective labor agreement
- Involvement in evaluation measures and quality assurance
- Student support and involvement in the supervision of B.Ed and M.Ed. theses.
- Contribution in Third Mission and Outreach activities
- Involvement in the organization of conferences, symposia, and events
- Contribution to Biology in-service teacher training
- Participation in institute, teaching, and research administration.
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Was du machst
- Datenpflege & Dokumentation: Du sorgst für eine transparente Dokumentation innerhalb des Geschäftsbereichs und bist hauptverantwortlich für die Pflege und Verwaltung unseres ERP-Systems (ASE) und CRM-Systems.
- Administration & Teamkoordination: Du unterstützt den Bereichsleiter in allen organisatorischen und administrativen Belangen, koordinierst Termine (z. B. Impftermine für Reinigungskräfte) und übernimmst die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen.
- Dokumentenpflege & -verwaltung: Du pflegst und strukturierst das zentrale Laufwerk und erstellst Berichte, Präsentationen und Dokumentenvorlagen (z. B. Leistungsverzeichnisse, Layouts).
- Material- & Rechnungsmanagement: Du verantwortest die Bestellungen und Lagerhaltung von Reinigungsmaterialien, kümmerst dich um die monatliche Rechnungsstellung und bearbeitest offene Mahnungen.
- Kalkulation & Angebotserstellung: Du unterstützt bei der Erstellung von Kalkulationen und Angeboten für unsere Auftragsgeber*innen.
- Feedback- & Prozessmanagement: Du nimmst Rückmeldungen durch die Objektleitungen entgegen, sorgst für deren Bearbeitung und trägst aktiv zur Weiterentwicklung und Optimierung unserer Prozesse bei.
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Informationen zur offenen Position
- Schaltertätigkeit mit Befundkorrektur (nach Spracherkennung)
- Administration von Erst- und Folgebesuchen im SAP und RIS
- Koordination von stationären Patient*innen zur Untersuchung
- Vorbereitung und Betreuung von Patient*innen vor und nach sonographischen Untersuchungen
- Beantwortung von Telefonanfragen
- Terminvergabe
- Informationsleitstelle für Mitarbeiter*innen, Patient*innen
- Krankentransportanforderungen
- Diverse administrative und organisatorische Tätigkeiten
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