An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in 

40 Historisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät 

Besetzung ab: 02.06.2025  | Stundenausmaß: 40,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa 

Befristung bis: 01.06.2026 

Stellen ID: 3837

Das Institut für Klassische Archäologie betreibt Grundlagenforschung und bildet Studierende in Griechischer, Römischer und Spätantiker Archäologie aus. Wir suchen zur Unterstützung unseres Archäologenteams eine*n Organisationsassistent*in für die IT-Betreuung und Administration. Wir bieten Ihnen eine familienfreundliche Arbeitsumgebung.
 

Wenn Sie gerne organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Als Organisationsassisten*in unterstützen Sie das zentrale Administrationsteam am Institut für Klassische Archäolgie und die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei ihren Verwaltungs-, Forschungs- und Lehrtätigkeiten. Sie arbeiten dabei gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Die ausgeschriebene Stelle ist auf ein Jahr befristet mit Option auf Entfristung.

Das machen Sie konkret: 

    Office-Management:

• Budgetverwaltung und Einkauf (Globalbudget und eingeworbene Drittmittel).
• Organisation des reibungslosen Institutsalltags und -betriebs.
• Unterstützung bei der organisatorischen Planung, Abwicklung und Abrechnung von Vorträgen, Tagungen
• und öffentlichkeitsbezogenen Veranstaltungen.
• Betreuung von ausländischen Gastforscher*innen (Organisation des Aufenthalts).
• Freigabe der u:cris Daten von Mitarbeiter*innen (u:cris ist das Forschungsdokumentationssystem der
• Universität Wien).
• Personaladministration auf Institutsebene: Unterstützung der Mitarbeiter  bei An-/Abwesenheitsevidenz und Dienstreisen als Zeit- und Reisebeauftragte/r
• Schnittstelle zum Dekanat, sowie zu den Dienstleistungseinrichtungen der Universität Wien
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.

    IT-Betreuung (Sie sind EDV-Beauftragte*r des Instituts):

• Einrichtung und Wartung der Arbeitsplatzinfrastruktur (PCs, Drucker, Netzwerkverbindungen)
• Erwerb, Installation, Verwaltung und Pflege der Hard- und Software inkl. Updates, Lizenzen und Inventar
• First-Level-Support bei EDV-Problemen (Windows, Mac, Standardsoftware, Netzwerk)
• Unterstützung bei Präsentations- und Hörsaaltechnik (Lehrveranstaltungen, weitere Veranstaltungen des Instituts)

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung 
• Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere in der Systemadministration (Windows, Mac, Linux)
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Basema Hamarneh

basema.hamarneh@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 06.04.2025