An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in am Institut für Islamisch-Theologische Studien 

30 Katholisch-Theologische Fakultät 

Besetzung ab:   | Stundenausmaß: 20,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa 

Befristung bis:  

Stellen ID: 3805

Das Institut für Islamisch-Theologische Studien ist auf der Suche nach einer Organisationsassistenz mit sehr guten EDV-Kenntnissen im Fachbereich Islam in der Gegenwartsgesellschaft. Wir sind ein junges Team und bieten eine angenehme Arbeitsatmosphäre, diverse Aufgaben und gute Weiterbildungsmöglichkeiten.

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Ihr zukünftiger Arbeitsplatz befindet sich am Institut für Islamisch-Theologische Studien im Fachbereich Islam in der Gegenwartsgesellschaft. Neben der Unterstützung von Univ.-Prof. Dr. Zekirija Sejdini in Personal-, Budget- und Projektangelegenheiten wird von Ihnen auch erwartet, das Institut in IT- und EDV-Belangen zu unterstützen.
Die Stelle umfasst 20 Wochenstunden und ist zunächst auf ein Jahr befristet, mit der Möglichkeit auf Verlängerung.

Das machen Sie konkret: 

• Planung und Koordination von Meetings, Workshops und Dienstreisen
• Erstellung und Aufbereitung von Protokollen und Daten
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen
• Verwaltung von Projektbudgets
• Betreuung der Institutswebsite und Versand von Newslettern
• IT- und EDV-Unterstützung für das Institut (frist level support), insbesondere bei der Pflege digitaler Systeme und der technischen Betreuung von Veranstaltungen
• Zentrale Ansprechperson für die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit internen und externen Schnittstellen (Team, Universität, Projektpartner*innen, Studierende)
• Betreuung von Gastwissenschaftler*innen und Kooperationspartner*innen
• Pflege von u:cris, Verwaltung von Schlüsseln und Bestellungen

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Abgeschlossene schulische oder berufliche Qualifikation, z.B. Matura, Berufsreifeprüfung oder eine vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung in der universitären Verwaltung oder fundierte Kenntnisse über universitäre Strukturen und Abläufe (von Vorteil)
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Kenntnisse in Türkisch, Persisch oder einer anderen islamisch-theologischen Traditionssprache von Vorteil
• Erfahrung im Umgang mit Content-Management-Systemen (z.B. Typo3, WordPress) sowie Social-Media-Plattformen
• Erfahrung mit SAP und MailChimp (von Vorteil)
• Grundlegende IT- und EDV-Kenntnisse (first level support), insbesondere im Bereich Systemadministration und digitale Kommunikation
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit im Umgang mit internen und externen Partner*innen
• Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation sowie im Management von Projektbudgets (von Vorteil)

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Zekirija Sejdini

zekirija.sejdini@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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Bewerbungsfrist: 24.04.2025