An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

39 Fakultät für Informatik

Besetzung ab: 03.02.2025 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 31.01.2026

Stellen ID: 3503

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Sie unterstützen das Team der Forschungsgruppe Workflow Systems and Technology (WST) an der Fakultät für Informatik und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.
Die Forschungsgruppe WST entwickelt datengetriebene Methoden zur Analyse organisatorischer Prozesse, mit dem Ziel, die Abläufe in Organisationen zu optimieren. Ihr Fokus reicht von der Fertigungsindustrie über die Dienstleistungsbranche bis hin zum Gesundheitswesen.

Wir sind ein junges, internationales Team, das großen Wert auf einen wertschätzenden Umgang und eine eigenverantwortliche Arbeitsweise legt.
Die Stelle ist vorerst für ein Jahr befristet, ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird aber angestrebt.

Das machen Sie konkret: 

• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende etc.).
• Sie sind für die Personalverwaltung zuständig und unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in allen administrativen Belangen.
• Sie kümmern sich um allgemeine Verwaltungsaufgaben (Budgetverwaltung, Organisation von Reisetätigkeiten, Koordination von Meetings, Protokollierung, Lehrplanung etc.).
• Sie administrieren Drittmittelprojekte (Budget und Personal).
• Sie erstellen und verwalten Einträge in Datenbanken, z. B. der Publikationen der FG WST.
• Sie betreuen Gastvortragende und Kooperationspartner*innen.
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office-Erfahrung
• Sehr gute EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office, insbes. Excel)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Organisationsfähigkeit, Selbständigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben bei Forschungsprojekten ist von Vorteil
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media ist von Vorteil
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch teilweise remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar. Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt entspricht dem Kollektivvertrag für die Arbeitnehmer*innen der Universitäten gem § 54 VwGr. IIIa Grundstufe: [€ 2.699,20] brutto auf Vollzeitbasis (14 mal jährlich). Das tatsächliche Gehalt wird schließlich in Abhängigkeit von Berufserfahrung und Qualifikation festgelegt. Mit dem Bruttobezug sind sämtliche Leistungen des*der Arbeitnehmers*Arbeitnehmerin in quantitativer und qualitativer Hinsicht abgegolten.

Benefits: Die Universität Wien bietet Ihnen zudem zahlreiche Benefits wie bspw. eine betriebliche Pensionsvorsorgekasse,
Fahrtkostenzuschüsse, vergünstigte EDV (Hard- und Software), Sondertarife für Sprachkurse des universitären Sprachenzentrums, Frauenförderung, Diversitätsmanagement und spezifische Karriereförderung, Inklusion, Papamonat,
Flexible Kinderbetreuung, Ferienbetreuung für Kinder, Gesundheitsvorsorge, Impfaktionen und Fitnessangebote (Sondertarife für USI Sportkurse) sowie Vergünstigungen und Rabatte für Mitarbeiter*innen bei diversen Firmen.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Lebenslauf (inkl. Referenzen),
• Motivationsschreiben,
• Abschlusszeugnisse
• und relevante Zertifikate.

Sie bewerben sich über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Johannes Hendrikus van der Aa  

han.van.der.aa@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 26.01.2025