An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in 

46 Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft 

Besetzung ab:   | Stundenausmaß: 20,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa 

Befristung bis:  

Stellen ID: 3352

Wenn Sie für ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Die ausgeschriebene Stelle ist an der Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft am Institut für Philosophie angesiedelt. Das Institut für Philosophie an der Universität Wien ist im internationalen Vergleich groß und kann auf vielfältige Kompetenzen seiner Mitglieder zurückgreifen. Daraus ergibt sich die Verpflichtung zu einem Lehrangebot, dass die Breite der Disziplin vermittelt und den hohen Standards fachlicher Spezialisierung in einzelnen Bereichen genügt. Es wird darauf Wert gelegt, Kenntnisse und Kompetenzen zu gewinnen, die zur Klärung und Lösung aktueller Probleme beitragen können. Die Absicht, neue Entwicklungen und Aufgabenbereiche der Philosophie wahrzunehmen, drückt sich in einer Reihe von kooperativen Engagements sowie in den verschiedenen Forschungsbereichen des Instituts aus.

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Der Aufgabenbereich der Stelle umfasst die Betreuung der allgemeinen Sekretariatsagenden der Professur für Ethik mit besonderer Berücksichtigung der Angewandten Ethik von Univ.-Prof.in Dr. Angela Kallhoff sowie der zugeordneten wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen. Dies bedeutet verschiedene Formen administrativer Unterstützung bei anfallenden Aufgaben in Forschung und Lehre, bei der Organisation von Tagungen und die Betreuung von wissenschaftlichen Netzwerken und Projekten. So besteht die Erwartung, dass Sie über hervorragende organisatorische, kommunikative und sprachliche Fähigkeiten und die Bereitschaft zur Arbeit im Team verfügen.

Die Stelle soll ehestmöglich besetzt werden und ist zunächst auf ein Jahr befristet, längstens aber auf die Dauer der Abwesenheit eines/einer Mitarbeiter*in. Die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist möglich.

Das machen Sie konkret: 

• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
• Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
• Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Texte, Vorträge, Power Point Präsentationen und Projektanträge (Deutsch/Englisch)
• Verwaltung und Beschaffung von Literatur und Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
• Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit des Arbeitsbereiches (Webseiten, Soziale Medien) und der Datenbankverwaltung
• u:cris Dokumentation
• Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
• Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, auch für das E-Learning, und für Prüfungen (redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
• Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
• Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
• Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
• Organisation, laufende Betreuung und Abrechnung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
• Mithilfe bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc.
• Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Allgemeinbildende oder berufsbildende Höhere Schule oder Kaufmännischer Lehrabschluss

• Langjährige Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen / universitären Kontext)

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (ab Level 2) in Wort und Schrift

• Organisationskompetenz, Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Genauigkeit

• Hohe Service- und Kund*innenorientierung und Teamfähigkeit

• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, Excel und Powerpoint; weitere Kenntnisse können vorteilhaft sein)

• Bereitschaft zur Weiterbildung

Für die Auswahl vorteilhafte Zusatzqualifikationen/ Vorerfahrungen:

• Erfahrung mit E-Learning und mit der Hilfe bei akademischen Lehrveranstaltungen
• Erfahrung in der Abwicklung administrativer Aufgaben, insbesondere im akademischen Bereich
• Freude an Layout-Arbeiten
• Kenntnisse im Rechnungswesen / in der Budgetierung
• Erfahrung mit SAP und Typo3

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie verfügen über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, genau und strukturiert, sind service- und lösungsorientiert. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.599,20 (auf Vollzeitbasis!) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können. Dies entspricht bei 20 Wochenstunden einem Bruttogehalt von EUR 1.299,60.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben

• Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)

• Dienstzeugnisse

• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Angela Kallhoff

angela.kallhoff@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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Bewerbungsfrist: 22.01.2025