An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

34 Rechtswissenschaftliche Fakultät

Besetzung ab: 15.01.2025 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 

Stellen ID: 3360

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Sie unterstützen das Administrationsteam am Institut für Finanzrecht und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Das Institut für Finanzrecht ist Teil der Rechtswissenschaftlichen Fakultät der Universität Wien und wird von drei Professor*innen geleitet. Sie würden das Team von Prof. Heber in allen administrativen Belangen des Universitätsbetriebs unterstützen. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Anschließend ist in beiderseitigem Einvernehmen die Überleitung in ein unbefristetes Dienstverhältnis möglich.

Das machen Sie konkret: 

• Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, externe Lehrende, Studierende, etc.).
• Sie organisieren Meetings, Gastvorträge, Tagungen und Symposien
• Sie organisieren Reisetätigkeiten und helfen bei deren Abrechnung
• Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
• Sie unterstützen das Team beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung 
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media von Vorteil
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil

Erwartet werden zudem:

• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Organisationsfähigkeit
• Fähigkeit, selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Lösungsorientierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Das bieten wir Ihnen:

Möglichkeit auf Entfristung: Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet und kann nach beiderseitigem Einvernehmen nach 12 Monaten entfristet werden.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.599,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Caroline Heber  

caroline.heber@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 01.01.2025