Ihre Aufgaben
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
- • Zentrale Kommunikations- und Informationsschnittstelle im Geschäftsführungsteam
- • Koordination von internen und externen Terminen sowie Organisation von Klausuren, Teamsitzungen, Veranstaltungen u. dergl.
- • Allgemeine Büro- und Administrationstätigkeiten
- • Führen von Protokollen
- • Zivildienstkoordination der Einsatzstellen Wien
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Ihre Aufgaben:
- Organisation, Koordination und Umsetzung unterschiedlicher administrativer Aufgaben u.a. im Prüfungsreferat, im Simulationszentrum, im Studien Service Center und den Offices der Lehrplanung
- Datenpflege, Kurs- und Prüfungsorganisation
- Beratung der Studierenden in unterschiedlichen administrativen und organisatorischen Fragestellungen
- Begleitung und Unterstützung der Lehrenden
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Vorbereitende Lohn-/Gehaltsabrechnung (Zeiterfassung, Abwesenheiten, Reisekosten)
- Abwicklung klassischer Personaladministrationsagenden (Personaldatenpflege, Eintritt, Austritt, Vertrags- und Dokumentenmanagement etc.)
- Qualitätssicherung der durchgeführten Lohn-/Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit den internen und externen Lohnverrechnungsstellen
- Optimierung der HR-Prozesse und Services
- Schnittstelle zu Ämtern, Versicherungen, Behörden etc.
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Deine Aufgaben:
- Übernahme vielfältiger administrativer Tätigkeiten zur Unterstützung der Projektleitung und des Teams
- Verantwortung für die Kassaführung, einschließlich Führung des Kassabuchs und monatlicher Abrechnungen
- Organisation von Geldbestellungen und -abholungen
- Kontrolle und Nachverfolgung von Eingangsrechnungen sowie Vorbereitung von Abrechnungsunterlagen für das Förderwesen
- Verwaltung der Einkaufsliste, Organisation von Nachbestellungen und Betreuung von Lieferanten und Kund*innen, einschließlich Auftragsabwicklung
- Koordination von organisatorischen Aufgaben wie Kommunikation mit internen Abteilungen, Unterstützung der Leitung im Berichtswesen sowie Verwaltung von Wartungsverträgen und Dienstplänen
- Mitarbeit in internen Prozessen, enge Zusammenarbeit mit den Projekt-Teams und Teilnahme an relevanten Teamsitzungen
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Deine Aufgaben:
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie bspw. Telefonverwaltung, Kontakte zu Interessent*innen, Angehörigen, Bewohner*innen, Mitarbeiter*innen, Lieferanten etc.
- Organisation der Bewohner*innenaufnahmen und Administration
- Durchführung der Verrechnungen und Datenpflege
- Personalverwaltung
- Kassaführung
- Allgemeine Sekretariatsagenden
- Terminkoordination bzw. Terminvorbereitung für Pflegedienst- und Hausleitung
- Koordination der Seminarräumlichkeiten
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Ihr Aufgabengebiet:
- Auftragsabwicklung im Bereich Information International
- Beauftragung und Bearbeitung internationaler Bonitätsauskünfte unserer Partner
- Inhaltliche Kontrolle der erhaltenen Partnerauskünfte
- Prüfung und Überwachung unserer Postfächer
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Ihre Aufgaben:
- Kontrolle der Serviceberichte und Lieferscheine
- Tranportorganisation und Terminkoordination
- Administrative Tätigkeiten | Meldungen an Statistik Austria
- Fakturierung | Eingangsrechnungen und Lieferscheine buchen
- Telefonische Auskunft
- Monatsabschluss und dementsprechende Aufstellungen
- Inventurlistenerstellung und Eingabe zum Jahresabschluss
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Gesundheitszentren Wien
- Fachlich kompetente und patientenorientierte Betreuung von ambulanten Patientinnen und Patienten mit akuten und chronischen Erkrankungen
- Durchführung standardisierter diagnostischer Programme (Messen von Blutdruck, Gewicht, Körpergröße, standardisierte Blut-, Harn- und Stuhluntersuchungen, Hörtest, EKG, etc)
- Diverse administrative Tätigkeiten
- Interdisziplinäre und multiprofessionelle Zusammenarbeit
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Deine Aufgaben:
- Erstellung unseres Dienst- und Einsatzplans unter Berücksichtigung der gesetzlichen und kollektivvertraglichen Bestimmungen
- Gesamte Kommunikation mit dem Team rund um die Dienst- und Einsatzplanung
- Sicherstellung eines optimalen Auslastungsmanagements für unser Team
- Schnittstelle zwischen Dienst- und Einsatzplanung
- Unterstützung unserer Leitung der Sozialstation bei anfallenden administrativen Tätigkeiten (u. a. Fuhrparkmanagement, Urlaub und Krankenstand)
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Deine Aufgaben
- Unterstützung bei der Betreuung der Wohnungen
- Unterstützung bei Instandhaltungsarbeiten
- Unterstützung bei der Koordination von Fremdfirmen
- Kleine Reparaturarbeiten
- Wohnungsräumung und Effektenverwaltung
- Reparatur –und Instandhaltungsarbeiten nach Auszug
- Materialverwaltung
- Anleitung der Klient:innen/ Mieter:innen zu den Themen richtig Lüften/Heizen, Mülltrennung
- Dokumentation
- Erstellen von Listen, Briefen in MS Teams und/oder Office
- Allgemeine Bürotätigkeiten (Terminkoordination u.Ä.)
- Anwesenheitskontrolle der Klient:innen/ Mieter:innen in den Wohnunge
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Ihre Aufgaben:
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Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten der elektrischen Anlagen -
Störungsbehebung, Fehlersuche und Analyse -
Durchführung von Reparaturen -
Dokumentationsaufgaben
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Your Scope
- Eigenverantwortliche administrative und organisatorische Assistenztätigkeiten
- Saatgutmanagement im Warenwirtschaftssystem
- Erstellung von Verträgen, Spezifikationen und Formblättern
- Eingabe und Verwaltung des Warenwirtschaftsprogramms für die agrarischen Lieferanten
- Erstellung von diversen Auswertungen und Erhebung von Daten für die Anbauplanung
- Systempflege in Bezug auf Kontrakte und Abrufe
- Verwaltung der Zeitaufzeichnungen und Durchführung der Abrechnung von unserem Erntepersonal
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Ihre Aufgaben:
- Sie erhalten in dieser Position Schritt für Schritt mehr Verantwortung und übernehmen Controlling-Agenden, wie beispielsweise die Mitwirkung bei der Budgetierung und bei Planungsrechnung.
- Sie sind zuständig für laufende Abstimmungen mit den Standorten der KASTNER Gruppe.
- Stammdatenwartung und aktive Unterstützung der Controllingabteilung in diversen Projekten.
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Büroorganisation und -administration
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Deine Aufgaben:
- Organisatorische Unterstützung des Betreuungsteams und der Leitung
- Administration und Organisation der Backoffice Agenden
- Verwaltung der Patient*innendaten
- Telefonische Erstkontaktstelle aller eingehenden Anrufe
- Telefonische Beratung von Patient*innen, An- und Zugehörigen, anderen Einrichtungen
- Kassabuchführung
- Statistische Auswertungen, Abrechnung mit Fördergebern
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Du bringst mit:
- Abgeschlossene Ausbildung zum gehobenen Dienst für Gesundheits- und Krankenpflege (Bachelor nicht notwendig)
- Eintragung als DGKP im Gesundheitsberuferegister
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C1)
- Interesse an organisatorischen Aufgaben
- Freude an der Arbeit mit Klient:innen und im Team
- Kommunikative Kompetenz, Verantwortungsbereitschaft
- Fähigkeit sich rasch auf neue Situationen einstellen zu können
- Erfahrung im extramuralen Bereich wünschenswert
- EDV-Kenntnisse
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Ihre Aufgabe
- Organisation und Steuerung der Transporte im Import und Export
- Eigenverantwortlich geführte Routenkalkulation und Offerterstellung
- Schnittstellenfunktion zwischen Kunden und Transportpartnern
- Eigenständige Preis- und Ertragskontrolle
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Deine Aufgaben:
- Wir legen Wert auf dein Wohlbefinden – Zwei weitere Urlaubstage nach einem Jahr & drei extra dienstfreie Tage (Karfreitag, 24.12., 31.12. bzw. Ersatztage falls Dienst an diesen Tagen) sowie umfangreiche betriebliche Gesundheitsförderung und weitere Benefits
- Mehr als nur ein Job – Ein Job mit Sinn und sozialem Mehrwert in einer der größten Non Profit Organisationen Österreichs
- Zusammen geht es leichter – Wir schaffen Dinge gemeinsam. Dich erwartet ein tolles, starkes Team in dem es um Wertschätzung und Respekt in der täglichen Zusammenarbeit geht. Augenhöhe, offenes Feedback und das Feiern von Erfolgen sind uns wichtig!
- Deine Zeit ist wertvoll – Flexible Dienstzeiten und nach der Einarbeitungszeit Möglichkeit von Home Office nach Vereinbarung
- Wir leben Klimaschutz – Egal ob bei unseren Büroartikeln oder im Mobilitätsbereich, Klimaschutz wird stets mitgedacht. Freu dich auf ein gestütztes veganes/vegetarisches Menü in unserer Kantine, einen begrünten Innenhof und (E-)Fahrräder zum Ausleihen sowie Zuschuss bis zu € 396,- pro Jahr für Öffi Jahreskarte oder Klimaticket
- Wir entwickeln uns weiter – Durch das Weiterbildungsprogramm und Workshops zu diversen Themen lernst du ständig dazu.
- Wir entlohnen dich fair für deine Arbeit – Du hast uns voll und ganz überzeugt, dann zahlen wir dir auch gerne mehr als € 4.000 brutto für 37 Stunden (Vollzeit). Zusätzlich gibt es Gutscheine für Mitarbeiter*innen mit Kindern.
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Ihr persönlicher Spielraum:
- Mit einem Bewerbungsschreiben und Ihrem wissenschaftlichen Lebenslauf,
- einem ersten Dissertationskonzept (max. 1 Seite),
- einem Bescheid über Ihr abgeschlossenes Master-/Diplom-Studium und
- Zeugnissen und Zertifikaten, die Ihnen aussagekräftig erscheinen.
- Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbung über das Jobportal. Klicken Sie dazu auf den „Jetzt Bewerben“ – Button.
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- Geregelte Dienstzeiten – 1 Abenddienst (bis 19.00 Uhr) pro Woche
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
- Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Vergünstigungen bei Partnerbetrieben
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene kaufmänische Ausbildung
- einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen insbesondere Excel und Power Point
- Schnelle Auffassungsgabe und Leistungsbereitschaft
- Service- und Ergebnisorientierung
- Strukturierter und kommunikativer Problemlöser mit "Hands-on-Mentalität"
- Freude an der Arbeit mit Menschen aus verschiedenen Kulturen
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Was erwartet Sie?
- Sie beraten und informieren Kund:innen und Angehörige telefonisch.
- Sie vermitteln freigemeldete Plätze unter Berücksichtigung der Warteliste an unsere Kund:innen.
- Sie bearbeiten Anfragen und Beschwerden sowohl schriftlich per Email als auch telefonisch.
- Sie agieren als Schnittstelle zu externen Partner:innen und Einrichtungen (Übermittlung von Unterlagen etc.).
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ring(tasks)
- Eigenständige Bearbeitung & Administration digitalisierter Vertragsunterlagen in spanischer Sprache
- Laufende Korrespondenz mit lokalen Kooperationspartnern (zB Steuerberater & Anwalt)
- Steuerung und Überwachung des Abrechnungsprozesses, zukünftiger Lead des Abrechnungsprozesses
- Support der selbständigen Vertriebspartner, Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen
- Planung und Umsetzung von Prozessoptimierungen & -entwicklungen
- Effiziente Zusammenarbeit mit RINGANA Partnern & interdisziplinären Teams, IT, Finance etc.
- Übernahme abteilungsinterner sowie abteilungsübergreifender Projekte
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie betreuen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen.
- Sie unterstützen bei der Organisation von Gastvorträgen und wissenschaftlichen Tagungen, organisieren Meetings, Workshop und Reisetätigkeiten.
- Sie wirken als Informations- und Kommunikationsdrehscheibe im Arbeitsbereich und sind zentrale*r Ansprechpartner*in mit allen Schnittstellen (teamintern, universitär, Studierende, Projektpartner*innen)
- Sie unterstützen beim Reporting von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
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Tätigkeiten, die Unterstützung durch Persönliche Assistenz erfordern:
- Handreichungen am Arbeitsplatz (Raum vorbereiten, Getränk bereitstellen, Fenster öffnen, Unterlagen scannen und ablegen, Türen öffnen ect.)
- Assistenz bei der Anfertigung von schriftlichen Dokumentationen (Tippen auf Ansage am Computer)
- Unterstützung in der Pause (Kochen einer Mahlzeit und Assistenz am WC)
- Assistenz bei Außenterminen innerhalb Wiens (Wegbegleitung, Unterlagen herrichten, etc.)
- Gegebenenfalls Unterstützung bei Seminarbesuchen und Fortbildungen
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Ihr neuer Job
- Unterstützung der Verwaltungsdirektion in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Koordination von in der Verantwortung der Verwaltungsdirektion liegenden Aufgaben und Projekten
- Zuverlässige Ansprechperson und wichtiges Bindeglied zwischen Verwaltungsdirektion und Führungskräften, Mitarbeitenden und Geschäftspartner*innen
- Sämtliche Korrespondenz und Bearbeitung des Posteingangs
- Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Recherchen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
- Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Dokumenten
- Unterstützung der lokalen HR Generalistin (Personaladministration, Urlaubsvertretung)
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Ihr neuer Job
- Terminmanagement telefonisch und per Mail
- Diensteinteilung Montag - Freitag
- Betreuung von Patienten*innen- und Zuweiseranfragen
- Unterstützung Back-Office
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DEINE ROLLE
- Herzlicher Empfang unserer Gäste, damit sie sich vom ersten Augenblick an wohlfühlen
- Professioneller Check-in und Check-out mit unserer Hotelsoftware „Protel"
- Proaktive und zuvorkommende Beratung und Betreuung unserer anspruchsvollen Gäste bei unterschiedlichen Anliegen
- Erste Ansprechperson bei der Entgegennahme von Gästefeedbacks und Gästewünschen
- Einbringen ihrer neuen und frischen Ideen im Team
- Gewissenhafte Bearbeitung von Rechnungen und Durchführung von Schicht-/ Tagesabschlüssen
- Bearbeitung der Gästekorrespondenz, telefonisch und per E-Mail
- Concierge Tätigkeiten wie Buchung unterschiedlicher touristischer Leistungen (Transfers, Tickets, Sightseeing Touren, Konzertkarten, etc. )
- Umsetzung der unternehmensinternen Qualitätsstandards
- Administrative und organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft
- Lfde. Kommunikation mit allen Abteilungen im Haus, um unseren Gästen einen unvergesslichen Aufenthalt zu garantieren
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Ihre Verantwortung
- Beratung von strategischen Vorhaben sowie Kontrolle der Umsetzung fachlicher und technologischer Lösungsansätze
- Eigenverantwortliches Management bei Neuanforderungen
- Beurteilung der eingehenden Anfragen nach Komplexität (eigene Bearbeitung bzw. proaktive Abstimmung mit Fachabteilungen)
- Mitarbeit an wichtigen Architekturthemen und technischen Innovationen (z.B. Cloud- Technologien oder Microservices) und Erarbeitung von Vorschlägen zur technologischen Positionierung
- Zentrale Schnittstelle zum Mutterkonzern in der Schweiz (Konzernsprache Englisch)
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