An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon rund 2.900 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Fühlen Sie sich angesprochen? Wir suchen einen*eine

Institutskoordinator*in

40 Historisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät

Besetzung ab: [[15.05.2025]] | Stundenausmaß: [[40]] | Einstufung KV: [[§54 VwGr. IIIb ]]

Befristung bis: [[Vorerst befristet auf ein Jahr, mit Option auf Entfristung.]]

Stellen ID: [[3890]]

Sie arbeiten gerne selbstständig und strukturiert, haben ein hohes Verantwortungsbewusstsein und eine ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit? Dann willkommen in einem motivierten Team!

Das Institut für Zeitgeschichte mit ca. 50 wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und 4 Kolleg*innen in der Administration sucht eine*n kompetente*n, motivierte*n, engagierte*n und selbständige*n Institutskoordinator*in mit Erfahrung im Management im universitären und/oder öffentlichen und/oder wissenschaftlichen Bereich. Das Institut für Zeitgeschichte bietet ein freundliches und internationales Arbeitsumfeld sowie eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Eigenverantwortung an einer der ältesten und größten Universitäten Europas. Die Arbeitssprachen sind Deutsch und Englisch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Institutskoordinator*in übernehmen Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet rund um Personalverwaltung, Forschungs- und EDV-Organisation. Sie fungieren institutsintern als zentrale Schnittstelle zwischen administrativem und wissenschaftlichem Personal. Ein Hauptschwerpunkt liegt neben dem Institutsmanagement in der IT-Betreuung.

Die verschiedenen Tätigkeitsbereiche erfordern insgesamt Selbstständigkeit, hohes Verantwortungsbewusstsein, ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Belastbarkeit, sehr gutes Zeit- und Teammanagement, Flexibilität sowie umfassendes fachliches Wissen und genaue Kenntnis der Struktur des Instituts.

Das machen Sie konkret:

Institutsmanagement

• Sie sind zentrale Schnittstelle zwischen Institutsleitung und Mitarbeiter*innen sowie auf Universitätsebene.
• Sie sind für die Optimierung der Geschäftsprozesse in der Verwaltung innerhalb des Instituts sowie in der Zusammenarbeit mit der Fakultäts- und Universitätsadministration zuständig.
• Sie arbeiten mit anderen Stellen der Fakultät und Universität in Bereichen der Budget-, Personal-, Raum- und Veranstaltungsplanung sowie der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts eng zusammen.
• Sie sind die erste Ansprechperson für die fachliche Anleitung des administrativen Personals des Instituts und koordinieren alle Personalagenden (von der Organisation über den Auswahlprozess bis zur Aufnahme von neuen Mitarbeiter*innen).
• Sie sind für die notwendigen Erhebungen von Basisdaten als Grundlage für die strategische Raumplanung zuständig

IT-Betreuung
Sie sind für die Beschaffung, das Setup, die Betreuung und Wartung sowie die Dokumentation sämtlicher Software und Hardware zuständig. Sie verwalten Accounts, Zugriffsrechte und das Institutsnetzwerk. Zudem schulen und beraten Sie selbständig die Mitarbeiter*innen für diverse Services und Hardware.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:
 

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Erfahrung im Prozessmanagement sowie Fähigkeit zur Strukturierung und Steuerung von (komplexen) Prozessen
• Ausgeprägte EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office365, Adobe-Programme, typo3, SAP)
• Managementerfahrung
• Erfahrung in der Personalführung
• Ganzheitliches, strukturiertes und konzeptionelles Denken, überblicksorientiertes Handeln
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Problemlösungskompetenzen: Offenheit, Konfliktfähigkeit und Entscheidungsfreude
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Hohe mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
   

Von Vorteil sind:

• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung
• Erfahrung mit universitären EDV-Anwendungen (i3V, SAP)
• Erfahrung in der Systemadministration von Windows 11 und MacOS sowie Kenntnisse von Desktop-, Notebook- und Serverhardware
   

Ihr persönlicher Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt (von EUR 3.071,30 auf Basis Vollzeit laut §54 VwGr. IIIb) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• ggf. Dienstzeugnisse
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button
   

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

[[Claudia Kraft]]  

[[claudia.kraft@univie.ac.at]]

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: [[28. April 2025]]