Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie arbeiten in der DLE im Team der Nachwuchsförderung mit.
- Sie sind mitverantwortlich dafür, dass Postdocs sich an der Universität Wien willkommen und gut informiert fühlen. Dazu sammeln und bündeln Sie Informationen und präsentieren diese zeitgemäß.
- Sie arbeiten gemeinsam mit den Kolleg*innen der DLE und anderen Einrichtungen der Universität an der Angebotsentwicklung im Bereich des Professional and Career Development für Postdocs und haben z.B. in der Beratung Outgoing Förderprogramme eine aktive Rolle.
- Im Kontext des Circle U Netzwerks entwickeln Sie gemeinsam mit Forschenden der Universität Wien und der Partneruniversitäten kollaborative Projekte.
- Sie arbeiten gern für und mit Menschen und wollen durch ihr Engagement in ihrem Wirkungsbereich neue Maßstäbe setzen.
- Im Kontext ihres Wirkungsraums unterstützen die DLE Leitung bei der Entwicklung von Strategien und deren Umsetzung.
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Deine Aufgaben
- Durchführung von Check-In und Check-Outs unserer Gäste
- Bearbeitung von Anfragen, Wünschen und Reklamationen
- Annahme von Reservierungsanfragen
- Kommunikation und Koordinierung unserer Gäste
- Gewährleistung einer professionellen Gästebetreuung
- Unterstützung beim Check-in, Begrüßung, Baytours, Baymanagement
- Durchführen von Inventuren im Retail
- professioneller Umgang mit Beschwerden
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Vollzeit | Teilzeit
Haag
24.04.2025
Haag
Ihre Aufgaben:
- Sie sind ein echtes proaktives Organisationstalent, das sich um viele zentrale Prozesse in der Autobahnmeisterei kümmert
- Sie bestellen Material, bearbeiten Rechnungen, inventarisieren und verwalten Betriebsmittel in unserem Lager
- Der zentrale Einkauf wird durch Sie organisiert und Sie verwalten die Schutzbekleidung und andere Sicherheitsmittel
- Sie kümmern sich um die Zeiterfassung der Mitarbeiter:innen
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Ihre Aufgaben:
- Selbstständige und eigenverantwortliche Durchführung der laufenden Buchhaltung der Beteiligungen (Tochtergesellschaften) in BMD
- Erstellung der Rohbilanz
- Abwicklung der Umsatzsteuervoranmeldung und weiterer Meldepflichten (z.B. Körperschaftssteuer, Kommunalsteuer, Werbeabgabe)
- Kompetente Ansprechperson für die Tochtergesellschaften
- Weiterentwicklung der Prozesse
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung der Tochtergesellschaften
- Zusammenarbeit mit internen Abteilungen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind zentrale Schnittstelle zwischen Institutsleitung und Mitarbeiter*innen sowie auf Universitätsebene.
- Sie sind für die Optimierung der Geschäftsprozesse in der Verwaltung innerhalb des Instituts sowie in der Zusammenarbeit mit der Fakultäts- und Universitätsadministration zuständig.
- Sie arbeiten mit anderen Stellen der Fakultät und Universität in Bereichen der Budget-, Personal-, Raum- und Veranstaltungsplanung sowie der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts eng zusammen.
- Sie sind die erste Ansprechperson für die fachliche Anleitung des administrativen Personals des Instituts und koordinieren alle Personalagenden (von der Organisation über den Auswahlprozess bis zur Aufnahme von neuen Mitarbeiter*innen).
- Sie sind für die notwendigen Erhebungen von Basisdaten als Grundlage für die strategische Raumplanung zuständig
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind für Budgetagenden zuständig, die Aufgaben umfassen u.a. Rechnungsabwicklung, Führen der Handkassa, Budgetcontrolling.
- Sie organisieren Veranstaltungen, koordinieren Termine und bereiten Sitzungen vor.
- Sie sind als Ansprechperson im Front Office zuständig für die Unterstützung von Mitarbeiter*innen sowie Lehrenden und Ansprechperson bei technischen Problemen in den Hörsälen.
- Sie kümmern sich um Reparaturen sowie Instandhaltung und unterstützen bei der Planung und bei der Umsetzung von Raumagenden.
- Sie sind für das Bestellwesen zuständig.
- Sie organisieren das Schlüsselmanagement, führen das Infrastruktur-Onboarding bei neuen Mitarbeiter*innen durch und sind für das Offboarding zuständig.
- Sie übernehmen Aufgaben im Bereich Personalverwaltung, unterstützen u.a. bei Stellenausschreibungen und bei der Abwesenheitsverwaltung.
- Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts durch selbstständige redaktionelle Betreuung der Institutshomepage und durch Übernahme von Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung des wöchentlichen Newsletters.
- Sie sind für allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie z.B. die Postverteilung und Dienstwege zuständig.
- Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelung.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Medien, Informationen und Daten beschaffen, erwerben und formal erfassen
- in Datenbanken und -netzen recherchieren
- Bestand ordnen, archivieren und Register erstellen
- technische Medienbearbeitung, Bestandspflege und Revision durchführen
- Entlehnvorgänge abwickeln, Erstinformation für Benutzer*innen geben
- administrative Arbeiten mit Hilfe der betrieblichen digitalen Informations- und Kommunikationssysteme durchführen
- Webseiten aktuell halten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- laufende monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen in lohnsteuer-, sozialversicherungs- und abgabenrechtlichen Fragen
- Erstellung von Reports und Statistiken
- Korrespondenz mit Behörden
- Mitarbeit HR- und IT-Projekte
- Schnittstellenfunktion zu Personaladministration und Zeitwirtschaft
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Dein persönlicher Spielraum:
- Du übernimmst administrative Tätigkeiten in Forschung & Lehre.
- Du unterstützt das Institut bei der medialen Öffentlichkeitsarbeit.
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Your workplace:
- Letter of motivation (max. 2 pages)
- Academic CV including certificates
- List of teaching activities and academic publications
- Teaching concept (max. 2 pages)
- Course evaluations if available
- Via our job portal / Apply now - button
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Informationen zur offenen Position
- Telefonischer Erstkontakt für Anfragen (intern und extern)
- Terminplanung für Untersuchungen und Interventionen (intern und extern)
- Organisation von Patient*innentransporten
- Vorbereitung von abteilungsübergreifenden Besprechungen
- Elektronischer Bildtransfer für ambulante und stationäre Patientinnen* und Patienten* (Import und Export)
- Administration ambulanter Patientinnen* und Patienten*
- Befundschreibung
- Vertretungsfunktion in anderen Leitstellen
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Ihr Aufgabenbereich
- Assistenz der geschäftsführenden Direktorin bzw. des geschäftsführenden Direktors in administrativen und organisatorischen Belangen
- Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung sowie Betreuung des Onboardings neuer Mitarbeitender
- Mitwirkung bei der Rechnungseingabe und -bearbeitung
- Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit des InstitutsOrganisation und Abwicklung von Veranstaltungen (Tagungen, Vorträge, interne Events)
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Vollzeit | befristet | Geringfügig
Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Mit Ihrem Fachwissen übernehmen Sie die Führung von Kontoeröffnungsgesprächen und beraten unsere Kund:innen aktiv zur Kontoführung (wie z.B. Kontoplanänderungen).
- Mit Ihrer Expertise beantworten Sie persönliche/telefonsiche/schriftliche Anfragen von Kontoinhaber:innen oder Soziale Einrichtungen.
- Sie vermitteln aktiv Ihr Wissen an Mitarbeiter:innen von kooperierenden sozialen Einrichtungen (z.B. Wohnungslosenhilfe) und vernetzen sich mit ihnen, um Kompetenzen zu stärken und Synergien zu schaffen.
- Aus Freude an der Arbeit bzw. am Helfen stehen Sie Menschen in schwierigen Lebenslagen zur Seite - mit Herz, Empathie Engagement.
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Vollzeit
Wöllersdorf
24.04.2025
Wöllersdorf
Das sind Ihre Aufgaben
- Führung, Bearbeitung und Pflege unserer Managementsysteme (ISO 9001/14001/50001) inkl. Erstellung und Lenkung von Dokumenten zur Erfüllung der ISO-Anforderungen
- Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von internen und externen Audits (u.a. Behörden, Kunden) inkl. bereichsübergreifender Koordination von Tätigkeiten
- Führung, Bearbeitung und Pflege unseres Rechts- /Bescheidregisters zur Einhaltung gesetzlicher Auflagen (Red-Online) inkl. Kommunikation und Zusammenarbeit mit Behörden und externen Dienstleistern
- Verwaltung und Dokumentation des Kunden-Reklamationsprozesses als Erstkontakt
- Weiterentwicklung der Prozesslandschaft
- Sparring Partner für die Geschäftsführung (z.B. Contract & Risk Management, Compliance Topics)
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Your workplace:
- You hold courses independently in the Bachelor’s and Master’s degree programs within the scope of the provisions of the collective bargaining agreement. That means an average of 14 semester hours per week for full-time employment.
- You will take on administrative tasks, especially in the administration of teaching.
- The ongoing reception of the current state of science as well as further didactic training during the lecture-free time are expected.
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Your workplace:
- You hold courses independently in the Bachelor’s and Master’s degree programs within the scope of the provisions of the collective bargaining agreement. That means an average of 14 semester hours per week for full-time employment.
- You will take on administrative tasks, especially in the administration of teaching.
- The ongoing reception of the current state of science as well as further didactic training during the lecture-free time are expected.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen bei der Abwicklung von Forschungsprojekten diverser nationaler und internationaler Fördergeber*innen.
- Sie helfen mit bei der Erstellung von Projektabrechnungen entsprechend den jeweiligen Förderrichtlinien.
- Sie erfassen Projektdaten, reichern sie an, und führen eine Qualitätsprüfung durch.
- Sie arbeiten aktiv an Qualitätssicherungsmaßnahmen und Prozessoptimierungen im Projektcontrolling mit.
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Ihre Aufgaben:
- Abwicklung der Kundenbestellungen mit Hilfe des KASTNER Warenwirtschaftssystems
- kompetenter, telefonischer Kundenkontakt
- Bearbeitung von Kundenretouren und Reklamationen sowie professionelles Reklamationsmanagement
- Aktiver Telefonverkauf
- Administrative Tätigkeiten (Belegerstellung, Abrechnungstätigkeiten, etc.)
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Ihre Aufgaben:
- Begrüßung und kompetente persönliche Betreuung aller Besucher und Besucherinnen
- Betreuung der Telefonanlage
- Postbearbeitung und -verteilung
- Verwaltung der zentralen Office-Mail-Adresse inkl. Office-Rechnungen
- Diverse allgemeine Sekretariats- bzw. Empfangstätigkeiten
- Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Geschäftsleitung
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Ihre Aufgaben:
- Sie arbeiten eigenständig im Bereich des kurzfristigen Liquiditätsmanagements mit.
- Die Abwicklung des gesamten laufenden Zahlungsverkehrs liegt in Ihrem Verantwortungsbereich.
- Sie unterstützen das Team bei der Verwaltung von Bankverbindungen sowie bei Compliance-Themen.
- Sie unterstützen das Team bei der Abwicklung laufender kaufmännischer Projekte.
- Die selbständige Vorbereitung von Unterlagen sowie Durchführung von Recherche-Tätigkeiten runden Ihr Aufgabengebiet ab.
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Ihre Aufgaben
- Anlage und Wartung der Stammdaten von Produkten, Produktmerkmalen, Lieferanten, Produkthierarchien, EAN Codes und Zolltarifen in SAP
- Unterstützung bei Artikel Harmonisierung (z.B. bei SAP Roll Outs, Akquisitionen)
- Erstellen von Analysen und Berichten aus SAP
- Durchführen des Einkaufsprozesses (Bedarfsermittlung, Bestellung, Kontrolle)
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Was du machst
- Leitung Support: Du führst und motivierst ein zweiköpfiges Team
- Office- & Facility Management: Du bist das Herz und die Seele in unserem magdas HEARTQUARTER in Liesing und sorgst für einen reibungslosen Ablauf und eine angenehme Arbeitsatmosphäre im Büro
- Veranstaltungen & Seminare: Du organisierst die firmeninternen Events und bist die Ansprechpersonen für Seminare in unserem HEARTquarter
- Fuhrparkmanagement: du hast unseren Fuhrpark im Blick und bist die Schnittstelle zum Caritas Fuhrpark bei Themen wie Neubestellungen, Schadensmeldungen, Parkpickerl etc.
- Unterstützung bei der Bearbeitung der eingehenden Tickets in unserem CRM
- Organisation & Administration: Du unterstützt die Geschäftsführung und das Managementteam bei administrativen und organisatorischen Belangen und bist unter anderem für die Verwaltung von Dokumenten sowie die Bearbeitung der Post und Korrespondenz zuständig
- Stundenabrechnung: Du kontrollierst die Stundenlisten der Kolleg*innen aus der Reinigung in unserem Stundenerfassungssystem ASE und bereitest die notwendigen Reports für die Personalverrechnung vor
- Front-Office: Du bist die erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe und Anfragen. Montag bis Donnerstag von 8 bis 15:30 Uhr und freitags bis 13 Uhr empfängst Du professionell und freundlich unsere Gäste und Kolleg*innen
- Back-Office: Du verwaltest die Handkassa und bist für die Freigabe und Kontrolle von Rechnungen zuständig
- IT- & technischer Support: Kleinere technische Probleme löst Du eigenständig und koordinierst bei Bedarf den Kontakt zum IT-Support
- Schnittstelle zu internen und externen Abteilungen: Als Dreh- und Angelpunkt der Zusammenarbeit mit allen Abteilungen bist Du für einen reibungslosen Informationsfluss und eine effektive Kommunikation im Unternehmen verantwortlich
- Office-On- & Offboarding: Neue und bestehende Mitarbeiter*innen werden von Dir für ihren Arbeitsalltag ausgestattet und in diverse Office-Programme eingeschult
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Your personal sphere of play:
- Collaboration in research tasks, teaching and administrative tasks that are the responsibility of the organizational unit/subunit to which they are assigned;
- Collaboration in examinations;
- Collaboration on organizational and administrative tasks as well as evaluation measures;
- Supervision of students;
- Independent research activities;
- Independent teaching of courses and holding of examinations in accordance with the assignment.
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Das sind Ihre Aufgaben:
- Betreuung und Beratung der Teilnehmer während der kompletten Abnahmephase
- Verkauf von therapieunterstützenden Lebens- und Nahrungsergänzungsmitteln
- Telefonische Terminvereinbarung mit Interessenten
- Organisatorische und administrative Tätigkeiten
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Vienna Grand Apartments
Vollzeit
IHRE AUFGABEN:
- Telefonbeantwortung
- Gästebetreuung
- Check-In / Check-Out von Einzelreisenden und Gruppen
- Einzelreservierung sowie die damit verbundene Korrespondenz
- Koordination der Stubenmädchen
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Ihre Aufgaben:
- Sie sind in Ihrer Tätigkeit für die Koordination mit unterschiedlichen Abteilungen und Mitarbeitern zuständig (besonders wenn es um Verderb und Qualität von Obst und Gemüse geht).
- Tägliche Abstimmung mit dem Obst & Gemüse Einkauf betreffend Warenqualität.
- Sie erfassen Reklamationen und stehen in Austausch mit unseren Lieferanten.
- Administrative Tätigkeiten wie beispielsweise erstellen täglicher Reports und Auswertungen.
- Kontrolle des First-In-First-Out Prinzips im gesamten Obst & Gemüse Lager.
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Erfahrung in der Dienstleistungsbranche von Vorteil
- Abgeschlossene Schulausbildung, sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Bereitschaft zu Frühdiensten zwischen 04:00-13:30 Uhr
- Ausgezeichnete Umgangsformen und freundliches Auftreten
- Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität und physische Belastbarkeit
- Einwandfreier Leumund
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GOURMET stellt sich vor...
- an Abrechnungen des Tagesbetriebes
- an der Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen
- an einer effizienten Warenwirtschaft (von Bedarfsplanung bis Lieferkontrolle)
- an der operativen Unterstützung in den Stoßzeiten
- an der Unterstützung und Durchführung von monatlichen und jährlichen Inventuren
- als Schnittstelle zwischen Betrieb und Backstube
- an der Einhaltung der Hygienevorschriften und Qualitätsstandards
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Vollzeit
Wr. Neustadt Land
24.04.2025
Wr. Neustadt Land
Ihre Aufgaben:
- Internationale, schriftliche und telefonische Kundenbetreuung, technische Beratung sowie Support
- Planung, Koordination und Abwicklung der Serviceeinsätze
- Betreuung und Unterstützung der Außendiensttechniker
- Entgegennahme und Bearbeitung von Korrespondenz und Reklamationen
- Ausarbeitung von Ersatzteilaufträgen
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Deine Aufgabe bei uns:
- Erstellung, laufende Überwachung und Abrechnung von Tarifkalkulationen (Objekt-, Subjekt- und Projektförderungen)
- Erstellung und Aktualisierung der Gemeinkostenkalkulation
- Laufende Aufbereitung der Übersicht über Inhalt, Umfang und Abwicklungsstand der Förderungen
- Selbständige Kommunikation mit dem FSW zu sämtlichen Förder- und Abrechnungsfragen
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