Ihr Aufgabengebiet:
- Abgeschlossenes Hochschulstudium (ab Bachelor), vorzugsweise in Bibliotheks- /Informationswissenschaft oder vergleichbar
- Erfahrung in der Durchführung von Schulungen und in der Betreuung von Nutzer:innen eines Forschungsinformationssystems (PURE) erwünscht
- Überdurchschnittliche Kenntnisse von Excel, Beherrschen einer Programmiersprache und SAP-Kenntnisse von Vorteil
- Kenntnisse des österreichischen Wissenschaftssystems und der nationalen und internationalen Forschungslandschaft von Vorteil
- Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift
- Ergebnisorientierte, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung
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Sachbearbeiter:in Fakturierung (w/m/d)
- Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen
- Anlage und Pflege von Verträgen
- Ablage und Archivierung
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im Bereich Fakturierung
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Ihr Aufgabengebiet:
- Mitarbeit bei der Planung und Betreuung von Peer-Review-Verfahren zur Evaluation der Institute der ÖAW
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Instrumenten und Prozessen der wissenschaftlichen Qualitätssicherung an der ÖAW
- Unterstützung bei der Erstellung analytischer Berichte als Grundlage für strategische Entscheidungen
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Leistung
- Einleitung und Durchführung von Regressen aus Schadenersatzansprüchen gem. § 332 ff ASVG
- Bearbeitung der zugeteilten Regressakte, Einholung der erforderlichen Unterlagen
- Erstellen der Forderungen und Geltendmachung inkl. Mahnwesen
- Verfassen von Exekutionsanträgen, Verlassenschafts- und Insolvenzanmeldungen inkl. Korrespondenz
- Abwicklung des Kundinnen- bzw. Kundenverkehrs (telefonisch, persönlich und schriftlich), das betrifft diverse Korrespondenzen mit Schuldnerinnen bzw. Schuldnern, Gerichten, Behörden etc.
- Führung und Bearbeitung der Terminliste inkl. Überwachung der Zahlungseingänge und Absicherung gegen Verjährung
- Erstellung des Monatsabschlusses in Abstimmung mit dem FB Finanzwesen
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Was erwartet Sie?
- Sie führen die Forderungseinbringung für sämtliche Leistungen durch und sind für die Rückforderungen von ausbezahlten Förderungen zuständig.
- Sie führen die Anmeldung im Verlassenschaftsverfahren durch und erstellen die Vorschreibung gegenüber den Erb:innen oder zahlen Guthaben aus.
- Sie setzen Maßnahmen bei Zahlungsverzug, wie Ratenzahlungen,Stundungen,Mahnklagen und Exekutionen.
- Sie korrespondieren mit Erb:innen und Kund:innen sowie mit deren gesetzlichen Vertreter:innen, Ämtern, Gerichten, internen und externen Ansprechpartner:innen.
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GOURMET stellt sich vor...
- als Schnittstelle zwischen Kund:innen, internen Bereichen und Entwickler:innen
- an der Übernahme und Lösung von Supportfällen aller Bestellsysteme
- an der Dokumentation der einzelnen Supportfälle im Ticketsystem
- an der Nachstellung diverser Supportfälle und Lösung dieser Problemstellungen
- an der Testung von Weiterentwicklungen unserer Bestellsysteme
- an der Aufnahme der Supportfälle im Ticketsystem
- an der Erstellung von FAQs, Handouts und Dokumentationen
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Ihre Aufgaben sind:
- Tätigkeiten und Ansprechpartner an der Rezeption (inkl. gelegentlichen Wochenenddiensten und Feiertagsdiensten)
- Administrative Tätigkeiten im Bereich gastronomisches Management
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Assistenztätigkeiten im administrativen Bereich
- Terminkoordination und Fristverwaltung
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Das Aufgabengebiet
- allgemeine Bürotätigkeit
- Telefondienst
- Teamassistenz für Sachverständige
- Empfang
- Auftragserfassung/Datenerfassung
- Auftragskontrolle
- Kundenbetreuung
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Das Aufgabengebiet
- Sie besichtigen bei unseren Kunden vor Ort in der Region (wie oben angegeben) beschädigte Fahrzeuge aller Art und ermitteln sämtliche zur Regulierung notwendigen Werte
- Sie führen Reparaturkosten-Kalkulationen mit einem Kalkulationsprogramm durch oder fertigen manuelle Kalkulationen an
- als fachlicher Ansprechpartner (m/w/d) unterstützen Sie durch Ihr Fachwissen Fachprojekte mit Kfz-technischem Hintergrund
- Sie beantworten technische Anfragen aller Art
- Sie verhandeln mit Versicherungsnehmern, Anspruchstellern und Werkstätten
- Sie regulieren abwicklungsreife Schäden auf Wunsch direkt beim Kunden
- Prüfung von Fremdgutachten, Kostenvoranschläge und Rechnungen von Werkstätten
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Was erwartet Sie?
- Sie sind verantwortlich für allgemeine administrative Agenden (wie z.B.: Terminorganisation, Antragsbearbeitung, Abrechnungen, Rechnungskontrolle, Protokollführung und das Bestellwesen etc.)
- Sie organisieren den Postein- und Postausgang des allgemeinen E-Mail-Postfaches sowie die dazugehörige Verteilung, Archivierung und Ablage.
- Sie unterstützen bei der Entwicklung von abteilungsrelevanten Unterlagen (z.B. Präsentationen, Informationsunterlagen, allgemeine E-Mails etc.)
- Sie sind für die Verwaltung von Dokumenten/Akten verantwortlich sowie für Datenabfragen und ggf. Dateneingaben, Recherchen und Dokumentationen.
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Unternehmensbeschreibung
- allgemeine Empfangstätigkeiten inkl. der Annahme und Weiterleitung von Anrufen sowie die Postverwaltung
- Besucherempfang und erste Kontaktperson für Kund*innen, Gäste und Mitarbeiter*innen
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Bau, Facility Management und Beschaffung
- Inhaltliche und organisatorische Unterstützung der Fachbereichsleitung und eigenverantwortliche Abwicklung diverser Arbeitsaufträge
- Aufbereitung von Informationen und Präsentationen und Ausarbeiten von Berichten
- Eigenverantwortliches Vorbereitung von Besprechungen innerhalb des Fachbereichs und Erstellen von Protokollen
- Bearbeitung bzw. Vorbereitung von personellen Agenden zur Entscheidung durch die Fachbereichsleitung
- Ansprechperson für interne und externe Partnerinnen und Partner für allgemeine Angelegenheiten des Fachbereichs
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Ihre Aufgaben
- Sie erstellen Verträge im B2B Bereich nach genauer Anweisung und Richtlinien
- Sie meistern das operative Vertragsmanagement (zB. Prüfung Vertragskonditionen, Fristen)
- Sie überprüfen Ausgangsrechnungen auf Richtigkeit (bspw. Lieferziele, Zahlungskonditionen)
- Sie korrespondieren regelmäßig mit Behörden und Ämtern (bspw. Zoll- oder Finanzamt)
- Sie arbeiten mit Datenbanken, unterschiedlichen Systemen und pflegen Ablage und Archiv
- Sie wirken unterstützend im Logistikteam mit und erweitern stetig Ihr Wissen
- Sie führen Abstimmungen mit Geschäftspartnern und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Selbstständige Durchführung der Anlagenbuchhaltung
- Reisebereitschaft im Großraum Wien
- Mitarbeit bei den Monatsabschlüssen
- Unterstützung bei der Optimierung unserer Prozesse
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Ihre Aufgaben sind:
- Wahrnehmen einer Schnittstellenfunktion zu anderen Bereichen und den Häusern, sowie zu externen Ansprechpartner*innen
- Terminkoordination der Abteilung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung
- Bearbeitung der Post (Postein- und Ausgang)
- Verantwortung über die administrativen Aufgaben hinsichtlich des Bestellwesens
- Aufbereitung der technischen Befundunterlagen (Elektrobefunde, Befunde zu Brandmeldeanlagen, usw.)
- Betreuung der abteilungsrelevanten Personalverwaltung (Zeiterfassung usw.)
- Wahrnehmen der Vertrags- und Datenpflege
- Verfassen sämtlicher Korrespondenz im Rahmen des allgemeinen Schriftverkehrs
- Selbstständige Durchführung von administrativen Routinetätigkeiten
- Organisatorische und administrative Unterstützung sowie Mitarbeit bei spannenden und vielfältigen Projekten
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Teilzeit
Wiedner Gürtel 10, 1040 Wien
20.02.2025
Wiedner Gürtel 10, 1040 Wien
Deine Aufgaben:
- Empfang und Postschalter im Tageszentrum
- Anmeldung und Wartebereich im P7
- Telefondienst und –vermittlung im P7
- Büroorganisation und –administration
- Assistenz - administrative und organisatorische Aufgaben - für Teamleitung und Einrichtungsleitung
- Kassaführung und Buchhaltung mit Kassaberichten
- Kontakt mit den zentralen Stabstellen (EDV, HR360, Buchhaltung,…)
- Bestellungen über das Beschaffungsportal Handover
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Erstellung von Angeboten sowie der Übernahme der Veranstaltungsplanung für Events im Rahmen von bis zu 400 Personen
- an der Erstellung von internen Function Sheets, Equipment-Orders sowie der Personalplanung
- an der Organisation und Betreuung der Veranstaltungen vor Ort durch die Funktion der 1. Ansprechperson für Kund:innen
- an dem Briefing der Cateringleiter:innen
- an der Durchführung von Abschlussgesprächen mit den Kund:innen (telefonisch oder vor Ort)
- an der Rechnungslegung und -kontrolle
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Was du machst
- Datenpflege & Dokumentation: Du sorgst für eine transparente Dokumentation innerhalb des Geschäftsbereichs und bist hauptverantwortlich für die Pflege und Verwaltung unseres ERP-Systems (ASE) und CRM-Systems.
- Administration & Teamkoordination: Du unterstützt den Bereichsleiter in allen organisatorischen und administrativen Belangen, koordinierst Termine (z. B. Impftermine für Reinigungskräfte) und übernimmst die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen.
- Dokumentenpflege & -verwaltung: Du pflegst und strukturierst das zentrale Laufwerk und erstellst Berichte, Präsentationen und Dokumentenvorlagen (z. B. Leistungsverzeichnisse, Layouts).
- Material- & Rechnungsmanagement: Du verantwortest die Bestellungen und Lagerhaltung von Reinigungsmaterialien, kümmerst dich um die monatliche Rechnungsstellung und bearbeitest offene Mahnungen.
- Kalkulation & Angebotserstellung: Du unterstützt bei der Erstellung von Kalkulationen und Angeboten für unsere Auftragsgeber*innen.
- Feedback- & Prozessmanagement: Du nimmst Rückmeldungen durch die Objektleitungen entgegen, sorgst für deren Bearbeitung und trägst aktiv zur Weiterentwicklung und Optimierung unserer Prozesse bei.
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