Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie organisieren Meetings, Gastvorträge, Tagungen und Symposien
- Sie organisieren Reisetätigen und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage
- Sie betreuen wissenschaftliche Besucher*innen
- Sie unterstützen das Team beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.
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Was wir bieten
- Interessante und herausfordernde Tätigkeit in einem renommierten Privatspital
- Mitarbeit in einem innovativen, professionellen Team
- Geregelte Arbeitszeiten (Feiertagsdienste nach Absprache)
- Ein ausgezeichnetes Betriebsklima
- Einen hauseigenen Kindergarten mit Außenbereich (ab 2 Jahre)
- Nach Verfügbarkeit eine begünstigte Dienstwohnung
- Zentrale Lage mit optimaler Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
- Einen sicheren und attraktiven Arbeitsplatz in einer Zukunftsbranche
- Mittagsmenüs zu vergünstigten Konditionen
- Echt Stark! - Alle Vorteile im Überblick...
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Wir suchen eine/n
- Unterstützung des Technischen Leiters bei allen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
- Koordination von Terminen mit externen Firmen und internen Ansprechpartnern
- Allgemeine Bürotätigkeiten für das Team der Haus- und Medizintechnik (Büroorganisation, Bestellwesen, Telefon, Terminkoordination,...)
- Datenpflege in unseren Systemen (zB im NOVA)
- Projektassistenz
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Bau, Facility Management und Beschaffung
- Reinigungsarbeiten (z.B. Aufwischen, Staubsaugen, Möbel- und Fensterreinigung, etc.)
- Betreuung der Sitzungssäle und Besprechungsräume
- Betreuung und laufende Wartung der Geräte in den Küchen bzw. Sozialräumen
- Bekanntgabe der Bestellnotwendigkeit im Zusammenhang mit Reinigungszubehör und Verbrauchsmaterialien
- Beseitigung des in den Büros, Sozialräumen und WC-Anlagen anfallenden Mülls
- Betreuung der Außenanlagen (z.B. Grünanlagenpflege, Abfallentfernung, Winterdienst)
- Betreuung der Pflanzen im Innenbereich sowie Waschen und Bügeln (Vorhänge, Geschirrtücher etc.)
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Unternehmensbeschreibung
- Empfang von Besucher*innen und Ansprechpartner*in für Gäste und Mitarbeiter*innen
- Ausstellung on Besucherkarten
- allgemeine Empfangstätigkeiten (z.B. Telefonate, Anmeldung von Besucher*innen etc.)
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Informationen zur offenen Position
- Schreiben von Patient*innen-/ Operations- und Transferierungsberichten sowie Ambulanzbefunden
- Verfassen von freien Briefen, Anamnesen und Verantwortlichkeit für den Abschluss von Krankengeschichten
- Telefonate und Sicherung der Aktualität patient*innenbezogener Daten
- Selbstständige Durchführung von organisatorischen, administrativen und kommunikativen Tätigkeiten im täglichen Stationsablauf
- Vertretungstätigkeiten innerhalb des Bereiches
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UNSER Video
- Sie unterstützen bei der Koordination des Lizenzierungsprozesses bis zum Abschluss und Erhalt der jeweiligen Lizenzen sowie bei der Administration der bestehenden Lizenzen (regelmäßige Berichterstattung, Lizenzerneuerungen, Bearbeitung spezifischer Anfragen der Behörden, etc.)
- Sie sind für die elektronische sowie haptische Ablage von Dokumenten und vertraulichen Korrespondenzen zuständig
- Sie bearbeiten anfallende allgemeine administrative Tätigkeiten (Terminvereinbarungen, Kalendieren von Fristen, Bestellung von Büromaterial, etc.)
- Sie buchen Auslandreisen für die Abteilung und erledigen diverse Botengänge im Raum Baden/Wien
- Sie bearbeiten kleinere fachspezifische Anfragen (nach Einschulung auch Know Your Customer-Anfragen)
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Ihre Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung im Gesundheitswesen
- Organisationstalent mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung als Assistenz oder in der Leitung eines Sekretariats, idealerweise in einem Krankenhausbetrieb
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch und Englisch)
- Offenes und sicheres Auftreten sowie eine eigenverantwortliche und strukturierte, proaktive und ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Schnelle Auffassungsgabe und eine pragmatische Hands-on Mentalität
- Teamfähigkeit und Verhandlungsgeschick mit klarem Gefühl für Prioritäten
- Fundierte MS-Office-Kenntnisse und der medizinischen Fachterminologie
- Hohe Lernbereitschaft sowie Eigenmotivation, gute Selbstorganisation und unternehmerische Denkweise
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
- Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Texte, Vorträge, Power Point Präsentationen und Projektanträge (Deutsch/Englisch)
- Verwaltung und Beschaffung von Literatur und Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
- Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit des Arbeitsbereiches (Webseiten, Soziale Medien) und der Datenbankverwaltung
- u:cris Dokumentation
- Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
- Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, auch für das E-Learning, und für Prüfungen (redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
- Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
- Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
- Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
- Organisation, laufende Betreuung und Abrechnung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
- Mithilfe bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc.
- Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
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Informationen zur offenen Position
- An- und Abmeldung von Patient*innen (Ambulanz und Station)
- Telefonische, elektronische & persönliche Terminvereinbarung für unsere Patient*innen
- Vertretung im Bedarfsfall von Kolleg*innen am Empfang und in der Radiologie
- Erteilung allgemeiner Auskünfte
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EUROBAUSTOFF Österreich GmbH
Vollzeit
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Ihre Aufgaben
- Kundenstammwartung (Neukundenanlage, etc.)
- Unterstützung der Vertriebskolleg:innen im Außendienst (administrativ, organisatorisch)
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Büroorganisation und -administration
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Ihre Aufgaben:
- Verwaltung des Bestell- und Verrechnungswesens
- Organisatorische und administrative Tätigkeiten
- Interne und externe Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Lehrveranstaltungsorganisation
- Reisemanagement
- Mitarbeit und Organisation von Workshops und Veranstaltungen
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Ihre Aufgaben:
- Buchhaltung bzw. finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.)
- Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.)
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgebern, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
- Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene) und proaktive Tätigkeiten im Personalbereich (Ausschreibungen, Verlängerungen, Aktualisierungen, u.v.m.)
- Allgemeine Aufgaben des Sekretariats
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Deine Aufgaben
- du unterstützt die Mitarbeiter im Vertriebssekretariat
- du übernimmst in deiner Funktion allgemeine administrative Aufgaben und fungierst als Ansprechpartner für unsere Vertriebsleitung und Schnittstellenpartner (u.a. für unsere Filialen)
- zu deinen Aufgaben zählt u.a. die Bereitstellung von div. Material für die Filialen und das Aufbereiten von Daten/Unterlagen
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- Eingliederung in ein motiviertes und wertschätzendes Team
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause | Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
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BLS Rechtsanwälte
Vollzeit
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Dein neuer Job - unser gemeinsamer Fahrplan!
- Verantwortung für die tägliche Büroverwaltung und Sicherstellung eines organisierten und angenehmen Arbeitsumfelds
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Kommunikation (Telefon, E-Mail, Post)
- Koordination und Verwaltung von Büromaterialien, Dienstleistern und Arbeitsgeräten
- Unterstützung bei der Bearbeitung von Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und anderer Abteilungen bei organisatorischen Aufgaben
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:
- Allgemeine Sekretariatsagenden: Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Ablage, Inventarverwaltung
- Unterstützung im Prüfungs- und Lehrbetrieb (i3V, u:space, Moodle)
- Administrative und organisatorische Unterstützung von wissenschaftlichen Projekten
- Rechnungsfreigabe & Budgetkontrolle (SAP ERP-System)
- Überwachung von Rechnungen und Zahlungsprozessen
- Verwaltung und Kontrolle des Budgets
- Erstellung von Finanzberichte und Projektreportings
- Planung und Moderation der Gruppenmeetings sowie Protokollführung
- Unterstützung in der Vorbereitung von Veranstaltungen
- Organisieren von Meetings und Reisetätigkeiten
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding. Zudem bieten Sie den wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen umfassende Unterstützung in allen administrativen Belangen.
- Sie verwalten & gestalten die Böttcher Lab Webseite (Wordpress): https://boettcher-lab.univie.ac.at
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Was erwartet Sie?
- Sie beraten unsere Kund:innen telefonisch und persönlich.
- Sie bearbeiten Anträge und Anfragen rund um die Leistung Freizeitfahrtendienst
- Sie dokumentieren laufend in den entsprechenden Datenbanken.
- Sie administrieren Stammdaten und bereiten die Ausgangspost vor.
- Sie sind Ansprechpartner für externe leistungserbringende Organisationen und interne Schnittstellen.
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Wir bieten:
- Gehalt nach den Richtlinien der KKTH (Anrechnung von Vordienstzeiten; 1. DJ: € 2.565,10 auf Basis Vollzeit/40 Wochenstunden)
- zusätzliche dienstfreie Tage (Weihnachten, Ostern)
- zusätzliche Stunden für Fortbildungen
- Teambesprechungen und regelmäßige Austauschrunden für Pädagog*innen
- Mitarbeit in einem engagierten, freundlichen Team
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