Rektoratsassistent*in (d, f, m)
Wien | Vollzeit, unbefristet
Ihre Aufgaben:
- Koordination von Informationen und Aufgaben der Abteilungen; Ansprechperson zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Personen im Bereich des Rektorats sowie für externe Kooperationspartner
- Verwaltung des Terminkalenders und Reisemanagement
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen sowie Recherchetätigkeiten
- Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben
- Laufende Zusammenarbeit mit allen Fakultäten und Abteilungen
- Korrespondenz (intern und extern) für den Rektor
- Betreuung von Gästen und Kunden
- Pflege und Verwaltung von vertraulichen Dokumenten und Informationen
- Übersicht über laufende Agenden und Fristen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings
- Vorbereitung und Verwaltung des Schriftverkehrs
- Aufbereitung von Inhalten und Konzepten als Basis für strategische Entscheidungen
- Übernahme von Reporting-Agenden
- Professioneller Umgang mit unterschiedlichen Mitarbeiter*innen-Gruppen
Ihr Profil:
- Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (MS Word, MS Outlook, MS Excel, Internet), versierter Umgang mit Datenbanken und digitalen Plattformen
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und professionelles Auftreten
- Belastbarkeit und Flexibilität
- Idealerweise Universitäts- bzw. Fachhochschulabschluss und Kenntnisse universitärer Abläufe und Strukturen
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, pflichtbewusstes Handeln sowie schnelles Auffassungsvermögen
- Koordinations- und Organisationsgeschick, Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Flexibilität
- Diskretion und Vertraulichkeit
Wir bieten:
- Attraktive Rahmenbedingungen mit Zusatzleistungen wie Apothekenrabatt, Zahnklinik direkt am Campus, psychologische und psychotherapeutische Betreuungsangebote, Gratis-Impfung, Jahreskarte der Wiener Linien
- Hauseigene Cafeteria
- Eine flexible und vielfältige Arbeitsumgebung in Bereich der SFU Human Sciences Fakultäten (Psychotherapiewissenschaft – Psychologe – Medizin – Rechtswissenschaften)
- Geregelte Arbeitszeiten, Montag – Freitag von 9 bis 17 Uhr
- Inspirierendes Arbeitsumfeld einer humanistisch geprägten internationalen Privatuniversität im grünen Prater
- Abwechslungsreiche und herausfordernde Arbeitsaufgaben
- Sehr gutes Arbeitsklima in einem erfahrenen und freundlichen Team
- Entwicklungsmöglichkeiten in einer wachsenden Organisation mit breitem Weiterbildungsangebot
Für diese Position bieten wir ein Jahresbruttogehalt ab € 39.200,- (VZ) mit Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation/Vorerfahrung.
Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung mit CV.
