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DEIN AUFGABENGEBIET
- Terminkoordination sowie Abrechnungskontrolle
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Lounge Leitung
- Aktive Teilnahme, Protokollierung und Nacharbeitung interner und externer Meetings
- Projekte und Ausschreibungen unterstützen
- Administrative Ablage und Pflege unseres Datenmanagements
- Beantragung der Airport ID Karten für neue Mitarbeiter
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Was dich auszeichnet
- Klarheit, Empathie & echtes Interesse an Menschen
- Lust auf Neues, Mut zur Veränderung und Freude an Innovation
- Teamgeist, Hands-on-Mentalität und strategischer Weitblick
- Positive Ausstrahlung und eine kommunikative Persönlichkeit
- Zuverlässige, verantwortungsvolle und eigenständige Arbeitsweise
- Leidenschaft für den Beruf und einen hohen Qualitätsanspruch an Ihre Arbeit
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Was dich auszeichnet
- Klarheit, Empathie & echtes Interesse an Menschen
- Lust auf Neues, Mut zur Veränderung und Freude an Innovation
- Teamgeist, Hands-on-Mentalität und strategischer Weitblick
- Positive Ausstrahlung und eine kommunikative Persönlichkeit
- Zuverlässige, verantwortungsvolle und eigenständige Arbeitsweise
- Leidenschaft für den Beruf und einen hohen Qualitätsanspruch an Ihre Arbeit
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Your personal sphere of influence:
- Participation in research, teaching and administration
- Participation in research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months.
- Participation in teaching and independent teaching of courses as defined by the collective agreement
- Supervision of students
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
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Deine Mission
- Begrüßung und Betreuung der Seminargäste mit einem Lächeln
- Vorbereitungen diverser Seminare und Veranstaltungen
- Verbuchung von Seminar und Veranstaltungsleistungen sorgfältig und ein sicherer Umgang mit dem Kassasystem Matrix
- Sicherung unserre Qualitätsstandards im Veranstaltungsbereich
- Unterstützung in jeglichen F&B Bereichen (Restaurant & Bar)
- Verantwortung für Verpflegungen im Seminar- und Veranstaltungsbereich
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Deine Mission
- Begrüßung unserer Gäste mit einem Lächeln
Du sorgst mit Deiner authentisch-freundlichen Art dafür, dass sich der Gast willkommen fühlt
Durchführung von Buchungsvorgängen sowie Abrechnungsformalitäten im Kassensystem Matrix
Vorbereitung verschiedenster Mice en Place Tätigkeiten
Du leistest Gästen, Kolleginnen und Kollegen selbst in stressigen Situationen Hilfestellung
Unterstützung im Seminar und Veranstaltungsbereich
Reibungsloser Serviceablauf in allen Outlets (Restaurant, Bar)
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Screening der Fördermöglichkeiten am Markt
- Prüfung der Förderwürdigkeit sowie Durchführung der Förderverfahren im Rahmen von Investitionsprojekten
- Steuerung der behördlichen Genehmigungs- und Abstimmungsprozesse der jeweiligen Projekte
- Durchführung der Behördenverfahren im Rahmen von Offsetverpflichtungen
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Management-Meetings
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Aufgaben
- Du unterstützt uns in den Sommermonaten im Tages- sowie im Projektgeschäft, um ein umfassendes Verständnis für unsere Entwicklungsabteilungen zu erhalten. Dazu gehört je nach Abteilung z.B. Unterstützung bei der Softwareentwicklung, Mitarbeit an Programmiertätigkeiten, Dokumentation, Berichterstattung, Teilnahme an Meetings oder Unterstützung bei administrativen Aufgaben.
- Du sammelst Arbeitserfahrung in einem internationalen Unternehmen. Darüber hinaus erhältst du die Möglichkeit, einen Einblick in die Entscheidungsprozesse und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu erhalten.
- Wir möchten sicherstellen, dass du während deines Ferialpraktikums wertvolle Erfahrungen sammelst und die Möglichkeit hast, deine Fähigkeiten und Kenntnisse aus der Schule in die Praxis anzuwenden.
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Aufgaben
- Du unterstützt uns in den Sommermonaten im Tages- sowie im Projektgeschäft, um ein umfassendes Verständnis für unsere Entwicklungsabteilungen zu erhalten. Dazu gehört je nach Abteilung z.B. Unterstützung bei der Softwareentwicklung, Testen und Qualitätsmanagement, Mitarbeit an Programmiertätigkeiten, Dokumentation, Berichterstattung, Teilnahme an Meetings oder Unterstützung bei administrativen Aufgaben.
- Du sammelst Arbeitserfahrung in einem internationalen Unternehmen. Darüber hinaus erhältst du die Möglichkeit, einen Einblick in die Entscheidungsprozesse und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu erhalten.
- Wir möchten sicherstellen, dass du während deines Ferialpraktikums wertvolle Erfahrungen sammelst und die Möglichkeit hast, deine Fähigkeiten und Kenntnisse aus dem Studium in die Praxis anzuwenden.
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IHR PROFIL
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK / HLW, HBLA) oder sind während Ihres Studiums auf der Suche nach einem abwechslungsreichen und spannenden Job.
- Sie konnten bereits erste Berufserfahrungen im Bereich persönliche Assistenz sammeln.
- Sie sind sehr gut organisiert, arbeiten strukturiert und gewissenhaft.
- Sie sind IT-affin, arbeiten sich schnell in neue Systeme und Prozesse ein.
- Sie bringen eine gute Portion Teamgeist mit und arbeiten eigenständig.
- Der Bereich des Marketings macht Ihnen Spaß und Begriffe wie SEO, SEA, Social Media und Homepage Betreuung sind Ihnen bekannt.
- Ebenso sind Sie in den Bereichen Immobilienentwick¬lung und Hausverwaltung interessiert und freuen sich auf jede Herausforderung.
- Die deutsche Sprache beherrschen Sie einwandfrei.
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene höhere Ausbildung (HAK, HTL, Kolleg, FH, Uni)
- Einschlägige Berufserfahrung von Vorteil- gerne auch aus dem Dienstleistungssektor, Gastronomie
- Mehrjährige Erfahrung in der Mitarbeiterführung (m/w/d)
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gute Englischkenntnisse (einige Ansprechpartner sind englischsprachig)
- Sehr gute EDV Anwenderkenntnisse (MS-Office)
- ausgeprägte Kundenorientierung und exzellentes Verhandlungsgeschick
- Überzeugungsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen
- Interesse an Weiterentwicklung und Weiterbildung
- Selbstständige Arbeitsweise und rasche Auffassungsgabe
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Your personal sphere of influence:
- Recording and sampling of archaeological material for scientific analysis (proteomics, ancient DNA, radiocarbon) from archaeological sites;
- Performing scientific analyses such as ZooMS and dating
- Traveling to the field, liaising with field-based teams of researchers in several different countries in Africa where the research will be based;
- Collaborating with colleagues in the Department of Evolutionary Anthropology on a range of applied projects incorporating aspects of archaeological science, proteomics, genetics and dating;
- Writing and preparing scientific reports and journal articles and present conference papers and posters;
- Representing the group at external meetings/seminars, either with other members of the group or alone
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Die Leiterin des Bereichs Unternehmenskommunikation kann sich bei allen administrativen Angelegenheiten auf Sie verlassen. Sie unterstützen auch regelmäßig weitere Mitglieder des Führungsteams.
- Sie organisieren und koordinieren Termine, Online-Meetings und Konferenzen, führen Protokoll und unterstützen bei der Durchführung vor Ort oder virtuell.
- Um Zusammenarbeit und Teamkultur zu stärken, gestalten Sie teamweite Aktivitäten proaktiv mit und setzen diese um - von der Ideenentwicklung über die Planung, Organisation und Kommunikation bis zur Durchführung.
- Sie bearbeiten Anträge, führen Abrechnungen durch, kontrollieren Rechnungen und kümmern sich um das Bestellwesen.
- Sie sind die Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen.
- Sie verwalten und bearbeiten E-Mail-Postfächer, Telefonate, Einladungen und Rückfragen und kümmern sich um die Verwaltung, Verteilung, Ablage und Archivierung von Dokumenten und Akten.
- Sie führen Recherchen und Dokumentationen durch und unterstützen die Abteilungsleitung bei der Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Reports.
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Zu deinen Aufgaben gehören:
- Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und stellst sicher, dass Termine, Informationen und Unterlagen gut organisiert und verfügbar sind.
- Du koordinierst Termine, Meetings und Sitzungen, übernimmst die Vor- und Nachbereitung und behältst offene Punkte im Blick.
- Du fungierst als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anliegen und sorgst für eine professionelle Bearbeitung und Weiterleitung.
- Du bereitest Entscheidungsgrundlagen, Übersichten und Protokolle auf und strukturierst Informationen für den weiteren Ablauf.
- Du wirkst an organisatorischen Themen sowie an ausgewählten Projekten und Sonderaufgaben der Verwaltungsdirektion mit – insbesondere im Zusammenhang mit Prozess- und Qualitätsstandards.
- Du unterstützt bei der Organisation interner Termine und Veranstaltungen.
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Call for proposals
- The position includesa three-years-employment as a W3 postdoc at the IKW/ÖAW (with an option to extend the contract in accordance with the ÖAW career model if the budget allows) and a standard working place at the Institute of Culture Studies.The employment can be either full-time (one position) or 50% (two positions), so please state clearly in your application if you are applying both for the full-time position and the 50%-position or for only one of the variants. There will be no disadvantages for applicants applying for only one or for both variants.The monthly salary for a full-time position is gross € 4,930.60 and 2,465.30 for a 50% position.DurationPlanned start: 2nd. quarter 2026.Presence at the ÖAW is required according to the ÖAW home office regulations which allow up to 40 % work from home office (in Austria).ResultsThe postdoc is expected to publish internationally, give lectures at domestic and international conferences and workshops, apply for third-party funding with projects in the field of Austrian memory studies and to be an active member of the IKW who participates in the institute’s biweekly institute meetings, events and activities.LanguageApplications can be submitted in either German or English.Required documentsMerged into one single PDF:- Cover page with your academic title, your name, affiliation and: applying for the 100% and/or 50% position?- Motivation letter- Title and abstract of your project (max. 1,000 characters incl. spaces)- Research proposal (max. 1,200 words, incl. footnotes, excl. bibliography)- Project-related bibliography (max. 1 page)- Academic curriculum vitae with list of publications (max. 5 pages)- One of your publications most relevant for the proposed projectPlease send your application including all relevant documents no later than 12 January 2026.
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Your Tasks
- PhD in a field related to animal cognition.
- Prior experience working and publishing both bioacoustic and animal behaviour/cognition research.
- Prior experience training animals in a lab setting would be ideal.
- Comfortable handling animals. Prior experience, especially with small birds, would be ideal.
- Strong written and oral English.
- The candidate should be able to integrate into a multi-disciplinary research team.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie arbeiten in der zentralen Servicestelle der Bibliothek, wissen über die administrativen Abläufe Bescheid und stehen ihren Kolleg*innen bei administrativen Themen zur Seite.
- Sie helfen bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Meetings mit.
- Sie übernehmen Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, extern) sowie allgemeine administrative Aufgaben wie Bestellungen, Versand, Post, Führung von Inventarlisten, Handkassa, Verwaltung von Zutrittsberechtigungen etc.
- Sie kümmern sich gewissenhaft um die Ablage und Dokumentation von Schriftstücken.
- Sie unterstützen bei diversen Recherchetätigkeiten.
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Your role:
- Participation in research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- Participation in teaching and independent teaching of courses as defined by the collective agreement
- Supervision of students
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen (WZKM) und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie kümmern sich um die Homepage.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie entwickeln, begleiten und steuern als Projektleitung nationale und internationale Klimaschutzprojekte mit positiver Klimawirkung im Forschungsumfeld der Universität Wien – von der ersten Konzeptidee bis zur erfolgreichen Umsetzung, Verifizierung und Wirkungsmessung.
- Sie setzen die Strategie zum verantwortungsvollen Umgang mit unvermeidbaren Treibhausgasemissionen der Universität Wien um und entwickeln sie kontinuierlich weiter.
- Sie verhandeln Verträge sowie gestalten Projektdokumentationen mit Kooperationspartner*innen, um die langfristige ökologische und klimabezogene Wirkung der Projekte zu sichern.
- Sie stellen die Verifizierung durch unabhängige Dritte sowie die Zertifizierung nach anerkannten Standards sicher und begleiten das kontinuierliche Monitoring zur Einhaltung der Anforderungen und Projektziele.
- Sie vernetzen interne Akteur*innen aus Lehre, Forschung und Verwaltung und koordinieren die Zusammenarbeit mit externen Partner*innen sowie die Kommunikation der Projekte mit der internen Kommunikationsabteilung.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Your personal sphere of influence:
- Participation in research, teaching and administration
- Participation in research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months.
- Participation in teaching and independent teaching of courses as defined by the collective agreement
- Supervision of students
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
- Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung bspw. von wissenschaftlichen Texten, Vorträgen, Präsentationsfolien und Projektanträgen (Deutsch/Englisch)
- Unterstützung bei Publikationsprozessen
- Beschaffung von Literatur, Verwaltung von Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
- Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit (Webseiten, Soziale Medien)
- Erstellen und Verwalten von Datenbanken
- u:cris Dokumentation
- Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
- Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, u.a. für E-Learning und Prüfungen (z.B. redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
- Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
- Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
- Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
- Organisation, laufende Betreuung, Nachbearbeitung und Abrechnung von Meetings, Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
- Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Organisation und Moderation von Workshops u. a. mit Design Thinking Methoden
- Projektpräsentationen und -dokumentationen
- Zusammenarbeit mit internen und externen Software-Entwicklungsteams
- Mitarbeit bei User-Research: Usertests, Interviews und Umfragen
- Projektmanagement: Timelines, Dokumentation, Kommunikation
- Stakeholder*innen-Management, u.a. Anforderungserhebung, Betreuung von Fokusgruppen
- Schnittstellenfunktion zu anderen Fachbereichen und Hochschulen
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Your personal sphere of influence:
- Design and carry out your PhD research;
- Collaborate with colleagues and participate in department seminars and research activities;
- Present your research at national and international conferences, meetings, and symposia;
- Teach courses independently within the scope of the provisions of the collective bargaining agreement;
- Contribute to the organisation of department activities and processes.
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Setting:
- Participation in research projects/research studies
- Participation in publications/academic articles/presentations
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months.
- Participation in teaching and independent teaching of courses as defined by the collective agreement
- Supervision of students
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
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Your personal sphere of influence:
- Participation in research, teaching and administration:
- Participation in research projects/research studies
- Participation in publications/academic articles/presentations
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months.
- Participation in teaching and independent teaching of courses as defined by the collective agreement
- Supervision of students
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
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Your personal sphere of influence:
- Design and carry out your PhD research (dissertation agreement to be finalised within 12 months);
- Contribute to writing project proposals for the acquisition of third-party funds and research grants;
- Collaborate with colleagues and participate in department seminars and research activities;
- Present your research at national and international conferences, meetings, and symposia;
- Teach courses independently within the scope of the provisions of the collective bargaining agreement;
- Contribute to the organisation of department activities and processes.
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Your personal sphere of play:
The Wanninger Lab is hiring a Postdoc in Invertebrate Evolution with a focus on either comparative morphology, EvoDevo, or phylogenomics. We are a dynamic, international group situated in the recently built University of Vienna Biology Building (UBB) with new labs to perform top-notch molecular, morphological, and -omics related research. Additional infrastructure includes animal care facilities to maintain and rear aquatic and terrestrial animals as well as access to sequencing facilities, high-end computer clusters, and an imaging and electron microscopy core facility.
Research in our group covers diverse invertebrate lineages, with particular strengths in spiralian taxa. The successful candidate is expected to work on mollusks, a core target taxon of our lab for which a wide range of molecular resources and established lab protocols are available. Previous experience with these animals is not required, but candidates should have a strong interest in working with little-investigated, aquatic, non-model invertebrate animals.
The position offers substantial intellectual freedom for developing an independent research profile within the lab’s broader focus. Projects may address questions in evolutionary developmental biology, morphological evolution, comparative genomics, or other related topics, depending on the candidate’s interests. The postdoc will work within an active research group and will have opportunities for collaboration with current team members on ongoing and emerging projects.
The position is available immediately. While we aim for a start date at around May 1st, 2026, this is somewhat flexible and can be negotiated with the PI. The position is fully funded for six years.
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