Ihre Aufgaben:
- Engagierte Mitarbeit in der Vorbereitung und Umsetzung von Internationalisierungsprojekten mit Fokus auf Forschungskooperationen mit indischen Universitäten, Forschungseinrichtungen und Industriepartner_innen
- Administrative Mitwirkung in der Abwicklung der Austauschprogramme zwischen der TU Wien und indischen Partnereinrichtungen
- Delegationsbetreuung: Organisation und Betreuung von Delegationsbesuchen, projektbezogener Veranstaltungen, wissenschaftlicher Workshops u.dgl. indischer Partnerinstitutionen
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben
- Betreuung der Webseite und Social Media (Facebook, Linkedin, Instagram, etc.)
- Mithilfe beim Erstellen von Drucksorten (Formulare, Folder, ect.)
- Beratung und Betreuung von Studierenden
- Koordination und Moderation von Events und Online-Vernetzungen: Planung und Durchführung von virtuellen Meetings und Netzwerktreffen mit indischen Partner_innen und anderen relevanten Stakeholder_innen
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Deine Aufgaben
- DU bist erste Anlaufstelle und managest Termine und Fristen
- Du arbeitest eng mit dem Team zusammen und unterstützt bei der Umsetzung von Projekten
- DU bist erste Anlaufstelle und managest Termine und Fristen
- DU sorgst gekonnt für Transparenz, führst Protokoll bei Besprechungen, erstellst regelmäßige Reports und Präsentationsunterlagen
- DU koordinierst die Vor- und Nachbereitung von Workshops, Meetings & Veranstaltungen
- DU übernimmst - je nach deinem Erfahrungslevel - eigenverantwortlich Tasks in den Projekten
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Ihr Aufgabengebiet:
Wir bieten Ihnen eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Für die ausgeschriebene Position gilt ein KV-Mindestgrundgehalt von 3.070,00 Euro brutto pro Monat bei Vollzeitanstellung.
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Deine Mission
- Reinigung der öffentlichen Bereiche im gesamten Hotel inkl. Seminarzentrum
- Sauberkeit der Büros und des Innenhofs
- Sorgfältige Handhabung der Arbeitsmaterialien
- Erledigung der anfälligen Reinigungsarbeiten
- Reinigung der Gästezimmer und der Gänge
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Deine Mission
- Check‑in & Check‑out meistern – schnell, herzlich und fehlerfrei
- Gästewünsche erfüllen – vom Extrakissen bis zum Insider‑Tipp für die City
- Rechnungen erstellen & Leistungen verbuchen – akkurat in Guestline
- Anlaufstelle in hektischen Momenten – Ruhe bewahren, Lösungen finden
- Beschwerden in Lob verwandeln – du siehst Feedback als Chance
- Upselling‑Profi – sichere dir 20 % Monatsbonus + 5 % Jahresprämie auf deine Verkäufe
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Implementierung neuer Software-Features und Optimierung bestehender Komponenten
- Erstellung technischer Dokumentationen zu bestehenden und neuen Softwarekomponenten
- Teilnahme an Projektplanungs-Meetings
- Unterstützung bei der Auslegung der Softwarearchitektur
- Beratung der jeweiligen Businesspartner (m/w/d)
- Unterstützung der Anwendenden und Lösung von Incidents
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Koordination der Tätigkeiten zwischen Produktion, Technik, Serienplanung, Beschaffung (Stehungen, Meetings, Montagefortschrittsmonitoring)
- Kommunikation zwischen PMO, Teilprojektleitung und Produktion
- Priorisieren von Aufgaben in Projekten
- Koordination von Terminen innerhalb des Projekts
- Erstellung von Statusberichten für die Projekte
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Koordination der Tätigkeiten zwischen Produktion, Technik, Serienplanung, Beschaffung (Stehungen, Meetings, Montagefortschrittsmonitoring)
- Kommunikation zwischen PMO, Teilprojektleitung und Produktion
- Priorisieren von Aufgaben in Projekten
- Koordination von Terminen innerhalb des Projekts
- Erstellung von Statusberichten für die Projekte
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Deine Mission
- Unterstützung der Reservierungsleitung bei der Koordination und Steuerung aller Buchungsprozesse
- Bearbeitung, Prüfung und Koordination eingehender Individual, MICE- und Gruppenanfragen – von der ersten Anfrage bis zur Übergabe an die operativen Abteilungen
- Erstellung von Angeboten, Verträgen und Functionsheets unter Einhaltung der internen Standards und Prozesse
- Überwachung der Buchungslage, Analyse von Markt- und Belegungstrends sowie Mitwirkung bei der Auslastungssteuerung der einzelnen Segmente
- Pflege einer professionellen Kommunikation mit internen Schnittstellen wie Sales, Front Office und F&B sowie externen Partner:innen
- Individuelle Beratung und Betreuung von Gästen und Kund:innen
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sind zuständig für die Verwaltung der Kalender. Dazu zählen insbesondere die Koordination von Terminen und die Planung von Besprechungen und größeren Meetings.
- Sie verwalten die Unterlagen des Bereichs und sind zuständig für deren richtige Ablage.
- Sie sind zuständig für das allgemeine Bereichspostfach und übernehmen damit die Verteilung von dort einlangenden E-Mails.
- Sie führen Protokoll bei einfachen Terminen und übernehmen deren Versendung.
- Sie sind für die Administration der Korrespondenz zuständig (Korrekturlesen, Unterschriftenlauf, Versand, Ablage von Schreiben).
- Sie unterstützen bei der Büroorganisation, indem Sie Büromaterialien verwalten und Bestellungen tätigen.
- Sie organisieren Dienstreisen der Mitarbeiter:innen des Bereichs.
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IHR PROFIL
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK / HLW, HBLA) oder sind während Ihres Studiums auf der Suche nach einem abwechslungsreichen und spannenden Job.
- Sie konnten bereits erste Berufserfahrungen im Bereich persönliche Assistenz sammeln.
- Sie sind sehr gut organisiert, arbeiten strukturiert und gewissenhaft.
- Sie sind IT-affin, arbeiten sich schnell in neue Systeme und Prozesse ein.
- Sie bringen eine gute Portion Teamgeist mit und arbeiten eigenständig.
- Der Bereich des Marketings macht Ihnen Spaß und Begriffe wie SEO, SEA, Social Media und Homepage Betreuung sind Ihnen bekannt.
- Ebenso sind Sie in den Bereichen Immobilienentwick¬lung und Hausverwaltung interessiert und freuen sich auf jede Herausforderung.
- Die deutsche Sprache beherrschen Sie einwandfrei.
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The Blue Effekkt GmbH
Vollzeit
Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll
- Organisation und Koordination des Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in administrativen Belangen
- Proaktive Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen
- Sicherstellung einer professionellen internen und externen Kommunikation
- Aufbau und Pflege effizienter Beziehungen mit externen Dienstleistern und Lieferanten zur Gewährleistung qualitativ hochwertiger Leistungen
- Professionelle Koordination von Meetings und Veranstaltungen
- Empfang und Betreuung von Besuchern in einem gepflegten und einladenden Umfeld
- Bearbeitung von Lieferantenrechnung in enger Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Lohnabrechnungsdienstleistern und Wirtschaftsprüfern
- Aufrechterhaltung eines gut organisierten, effizienten und inspirierenden Büroambientes
- Verwaltung von Büromaterialien und Ausstattung
- Facility Management: Koordination von Handwerkern, Wartun
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20h-25h/Woche
- Sie unterstützen die Kollegiale Führung in organisatorischen und administrativen Belangen
- Sie erstellen und gestalten Präsentationen und Unterlagen
- Sie sind für das Vor- und Nachbereiten von Meetings verantwortlich und führen Protokolle
- Sie erstellen aussagekräftige Statistiken
- Sie unterstützen die lokale Buchhaltung bei Eingangsrechnungen und Controlling
- Sie verantworten Bestellvorgänge im Bereich Verwaltung sowie von medizinischen Verbrauchsgütern und organisieren Reparaturen und Nachbestellungen
- Sie bearbeiten die tägliche Eingangspost (Emails & postalische Eingänge), führen Korresponz und stellen eine strukturierte Ablage sowie entsprechende Weiterleitung der Informationen sicher
- Sie haben eine aktive Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltungsmitarbeitern, Ärzt:innen und Pflegefachkräften
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie bereiten Daten auf und unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Gemeinsam mit den System-Administratoren betreuen und aktualisieren sie die Daten auf der Homepage des Institutes
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What you can expect:
- We expect you to finalize your dissertation agreement within 12-18 months.
- You participate in publications / academic articles.
- You are involved in research projects and scientific studies .
- Yor are involved in the organisation of conferences, meetings, symposiums.
- You apply for projects and raise (external) funds.
- Independent teaching of courses defined by the collective agreement
- You supervize students.
- You participate in evaluation activities and in quality assurance
- You take on administrative tasks in research, teaching and administration.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
This is what you do:
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
- Participation in publications / academic articles and research studies / presentations / research projects
- Independent teaching of courses as defined by the collective agreement
- Supervision of students
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months
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Your personal sphere of influence:
- Develop computational models and optimization tools for bioprocess systems.
- Create software solutions and data pipelines for simulation, model calibration, and analysis.
- Sign a doctoral thesis agreement within 6-12 months and complete your PhD thesis within the project duration.
- Prepare and publish research results and present them at scientific conferences.
- Contribute to research activities, meetings, and administrative tasks within the group.
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Your institutional home:
- Researching, writing and completing a doctoral thesis. We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement with the faculty within the first 12 months.
- Establishment of an independent research profile
- Publications in (international) journals and participation in (international) conferences
- Involvement in the organization of meetings, conferences, symposia and workshops
- Participation in the preparation of research projects / research studies and in acquiring third-party funding
- Participation in teaching and independent teaching of courses and student supervision in Medieval History as defined by the collective agreement
- Involvement in department administration, as well as in teaching and research administration
- Participation in evaluation measures and quality assurance
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Your working place:
- You lead the software development and support research applications of the orbital modeling code DYNAMITE.
- You contribute software expertise to other computational astrophysical projects.
- You contribute to publications in peer-reviewed journals and to (re)presentations at international meetings.
- You (co-)supervise Bachelor, Master and Doctoral students in Astronomy.
- You teach within the provisions of the collective bargaining agreement.
- You take on administrative tasks in research and teaching.
- You become an engaged member of the 'Dynamics of Stellar Systems' research group and the Department of Astrophysics.
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Your personal sphere of influence:
- Planning and execution of empirical studies.
- Publication of research results in international scientific journals.
- Presentation of research results at national and international conferences.
- Participation in the acquisition of new research projects.
- Participation in the group’s administration and teaching activities.
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Your professional field of activity:
- Collaboration and research in the field of Calculus of variations and partial differential equations:
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Your personal sphere of influence:
As a university assistant (praedoc) on this 4-year position you will be part of the “Quantum Information and Quantum Many-Body Physics” group, led by Prof. Norbert Schuch. Our research lies at the interface of Quantum Information and Computation with the study of Complex Quantum Many-Body Systems. For this, we apply a combination of methods from both Physics and Mathematics, complemented by concepts from Theoretical Computer Science.
Our research group is located jointly at the Faculty of Physics – as part of the Quantum Optics, Quantum Nanophysics, and Quantum Information Group – and at the Faculty of Mathematics. Furthermore, we are a member of the Vienna Center for Quantum Science and Technology (VCQ), one of the largest quantum hubs in Europe, and of the Austrian Cluster of Excellence quantA, which aims at advancing basic research in quantum sciences, expanding the frontiers of knowledge, and thus driving future innovations.
As a doctoral candidate, you will also benefit from becoming a member of either the Vienna Doctoral School in Physics (VDSP) or the Vienna School of Mathematics (VSM).
As a team, we understand the importance of a positive, inclusive, and respectful working environment, and we regularly exchange ideas about current topics and projects in our group meetings. More information about our research areas and our team can be found on our homepage at https://schuch.univie.ac.at/.
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Your professional field of activity:
- You pursue your ambitious independent research agenda at the interface of Quantum Information and Quantum Many-Body Physics, with its focus on the mathematical theory of tensor networks, and the application of this theory to the comprehensive study of mathematical problems in quantum many-body systems.
- You collaborate on research projects with the members of the “Quantum Information and Quantum Many-Body Physics” group, and you actively maintain a network of international scientific collaborations.
- You disseminate your results through publications in renowned peer-reviewed journals, as well as through presentations at international conferences and workshops, and engage in outreach activities aimed at the general public.
- You actively acquire third-party funding for postdoctoral and doctoral positions to bolster your independent research agenda, and participate in collaborative grant applications of local, Austrian, and international initiatives.
- You contribute to teaching according to § 49 paragraph 7 of the collective agreement and independently hold courses and examinations, in particular in the field of Quantum Information and Quantum Many-Body Systems at the Faculty of Mathematics.
- You (co-)supervise bachelor, master, and PhD students, and you independently propose bachelor, master, and PhD projects to this end.
- You participate in evaluation measures and in quality assurance.
- You actively contribute to administrative tasks.
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