Front Office Mitarbeiter*in
Wien Vollzeit, befristet
Mit ihren vier Fakultäten, Psychotherapiewissenschaft, Psychologie, Human- und Zahnmedizin sowie Rechtswissenschaften, bietet die Sigmund Freud PrivatUniversität ein breit gefächertes Angebot und trägt so maßgeblich zur Positionierung Wiens als Universitätsstadt bei. Die englischsprachigen Programme ziehen viele internationale Studierende an, die in der Stadt Sigmund Freuds studieren wollen.
Die Fakultät für Medizin sucht zum sofortigen Eintritt eine*einen versierte*n Front-Office-Mitarbeiter*in in administrativer Allrounder-Funktion.
Ihre Aufgaben:
- Lehrbetriebsorganisation: Betreuung der Lehrenden (persönlich, telefonisch, per E-Mail) und Schnittstelle zwischen Lehrenden, Back Offices, SSC und IT.
- Administrative Unterstützung: Verwaltung von Anwesenheitslisten, Datenpflege, Uploads von Lehrmaterialien, Prüfungsorganisation und Postbearbeitung.
- Rechnungs- und Zahlungsabwicklung: Prüfung und Freigabe von Honorarnoten, Refundierungen, Reisekosten und Aufwandsentschädigungen.
- Bestellungen und Facility Management: Organisation von Büro- und Küchenmaterialien, Schlüsselverwaltung, sowie Pflege und Ordnung in Büro- und Gemeinschaftsräumen.
- Projektmanagement-Unterstützung: Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Nachverfolgung von Projekten, Terminüberwachung und Dokumentation.
- Unterstützung in der Buchhaltung: Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen, Kommunikation mit der Buchhaltung und monatliche Abrechnung und Abwicklung von Zahlungen.
Ihr Profil:
Für diese abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position suchen wir eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit mit folgenden Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung im Office-Management oder in einer ähnlichen Position von Vorteil.
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse, Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit.
- Zuverlässige, selbstständige und serviceorientierte Persönlichkeit.
- Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.
Unser Angebot
- Ein abwechslungsreicher Aufgabenbereich in einem kollegialen Team.
- Ein langfristiges Dienstverhältnis und Benefits wie Apothekenrabatt, Zahnklinik direkt am Campus, psychologische und psychotherapeutische Betreuungsangebote, Jahreskarte der Wiener Linien.
- Angenehmes Arbeitsumfeld an unserem modernen Campus mit klimatisierten Büros mitten im lebendigen WU-Viertel und optimaler Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz.
- Mindestentgelt von EUR 2.400,00 brutto monatlich auf Basis Vollzeit. Bereitschaft zu Überzahlung in Abhängigkeit von Erfahrungen und Qualifikation.
Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung mit CV und Bewerbungsschreiben/ Motivationsschreiben an Kristin Beschnitt, M.A.I.S.
Unternehmen: Sigmund Freud PrivatUniversität
Standort: Wien
Abteilung: Fakultät für Medizin
Eintrittsdatum: ab sofort
Gehalt: Für diese Position bieten wir ein Jahresbruttogehalt von € 33.600,00 auf Vollzeitbasis mit Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation/Vorerfahrung.
Ansprechperson: Kristin Beschnitt, M.A.I.S.
