BLS Rechtsanwälte
Vollzeit
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Immobilienverwaltung Mag. Wolf-Dietrich Schneeweiss
Vollzeit
Was Dich bei uns erwartet:
- Ansprechperson für unsere Mieter, Professionisten und Eigentümer
- Annahme und Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails
- Empfang und Betreuung unserer Kunden, Geschäftspartner und Besucher
- Allgemeine Bürotätigkeiten (Terminvereinbarungen, Postbearbeitung, Dokumentenablage, Rechnungserfassung etc.)
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Unser Angebot:
- Gehalt inkl. Zulagen je nach Berufserfahrung für 30 Wochenstunden € 2.190,81 bis € 2.529,65 brutto, für Vollzeit je nach gewähltem Modell (37 oder 38 Wochenstunden) von € 2.702,00 bis € 3.204,22 brutto
- Jobticket: Zuschuss bis zu € 396,- pro Jahr für Öffi Jahreskarte oder Klimaticket
- Flexibilitätszuschlag für kurzfristiges Einspringen
- Gutscheine für Arbeitnehmer*innen mit Kindern
- Steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine
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Bau, Facility Management und Beschaffung
- Inhaltliche und organisatorische Unterstützung der Fachbereichsleitung und eigenverantwortliche Abwicklung diverser Arbeitsaufträge
- Aufbereitung von Informationen und Präsentationen und Ausarbeiten von Berichten
- Eigenverantwortliches Vorbereitung von Besprechungen innerhalb des Fachbereichs und Erstellen von Protokollen
- Bearbeitung bzw. Vorbereitung von personellen Agenden zur Entscheidung durch die Fachbereichsleitung
- Ansprechperson für interne und externe Partnerinnen und Partner für allgemeine Angelegenheiten des Fachbereichs
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Was Dich erwartet:
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung/Verwaltungsdirektion
- Terminkoordination
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung
- Erstellung von Präsentationen und Statistiken
- Posteingangsbearbeitung
- Rechnungsprüfung und -freigabe
- Abwicklung der Personal- und Flachwäsche
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
- Erstellung von Inhalt und Gestaltung diverser Werbemittel
- Laufende Betreuung der Website
- Zusammenarbeit mit externen Agenturen im Bereich Marketing/PR
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DAS BIETET RAINER
- Hohes Maß an Gestaltungsfreiraum
- Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag
- Respektvoller Umgang miteinander, familiäre Atmosphäre, direkte Kommunikation zur Geschäftsleitung
- Mitarbeiter-Events
- Mitarbeiterverpflegung inkl. Getränke
- 1x pro Jahr kostenlose Übernachtung inkl. Halbpension für 1-2 Nächte mit Ihrer Begleitung in jedem der 12 Symposion Hotels ab einem Jahr Zugehörigkeit
- Deutlich vergünstigte Zimmerpreise für Ihre Familie und Freunde im Rainers Hotel Vienna
- Mitarbeiterparkplatz
- Gehalt ab 2.400,00 brutto auf Vollzeit-Basis, Einstufung nach Kollektivvertrag für Angestellte in Gastronomie und Hotellerie
- Bereitschaft zur Überzahlung, je nach Qualifikation und Erfahrung
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Unternehmensbeschreibung
- Verantwortung für die systematische Einteilung und Planung der Teamressourcen (Vor-Ort-Termine bei Kund*innen)
- Allgemeine administrative Tätigkeiten (Kalkulationen, Verrechnung, Aktualisierung der Kundendaten, QM-System, etc.)
- Bearbeitung und Erstellung von Angeboten
- Organisation, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Meetings für unterschiedliche interne und externe Anlässe
- Mitarbeit an (Vertriebs-)Projekten mit Schwerpunkt Brandschutz
- Koordination, Erstellung und Vorbereitung diverser Unterlagen wie Präsentationen, Berichte, Kalkulationen und Statistiken
- Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner*innen
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Deine Aufgaben:
- Koordination von Termine der Bewohner*innen
- Kommunikation mit An-und Zugehörigen
- Vorbereitung Einzugsunterlagen
- Bestellwesen intern und extern
- Administrative Unterschützung der Wohnbereichleitungen und Diplomierte Gesundheits-und Krankenpflegepersonen
- Protokollführung
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Ihre Aufgaben:
- Sie führen Protokoll bei verschiedenen Besprechungen
- Sie unterstützen den Zentraleinkaufsleiter und die Bereichseinkäufer bei der Abwicklung des Zentraleinkaufs der gesamten KASTNER Gruppe.
- Vorbereitung für Gespräche mit der Industrie z.B.: bei Jahresgesprächen und Versand der Jahresvereinbarungen.
- Unterstützung bei diversen Projekten
- Sie versenden elektronische Messevereinbarungen und Einladungen an die Industrie.
- Sie sind verantwortlich für alle Abrechnungen an die Industrie.
- Allgemeine Büroagenden (Schriftverkehr, Waren-Rückrufe, Bürobedarfsbestellungen, Anforderung von Datenblätter von Lieferanten etc.)
- Verwalten von diversen Zertifikaten in den Bereichen Bio, IFS oder CSR.
- Administrative Tätigkeiten wie Korrektur lesen von Werbemitteln, Erstellung diverser Auswertungen
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Angebotsmanagement und laufende Kundenkorrespondenz
- Unterstützung der Gebietsleitung in kaufmännischen Angelegenheiten
- Materialdisposition und Materialbestellungen für die Objektmanager:innen
- Trouble-Shooting und Fehlermanagement
- Prüfung von Eingangsrechnungen und Kontierung für die Buchhaltung
- Vorbereitung von Aufträgen für die Fakturierung
- Laufende Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Selbständige Organisation des Back Office Bereichs
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Leistung
- Einleitung und Durchführung von Regressen aus Schadenersatzansprüchen gemäß § 332 ff ASVG
- Bearbeitung der zugeteilten Regressakte
- Einholung der erforderlichen Unterlagen; Erledigung der Korrespondenz, insbesondere mit Versicherungen, Gerichten, Behörden und Ersatzpflichtigen
- Abwicklung des Kundinnen- bzw. Kundenverkehrs (telefonisch, persönlich und schriftlich)
- Beurteilung von Gerichtsakten; Durchführen von Kausalitätsprüfungen
- Führung und Bearbeitung der Terminliste inkl. Absicherung gegen Verjährung
- Überwachung der Zahlungseingänge inkl. Mahnwesen und Einbringung von Klagen und Exekutionen
- Vertretung und Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen im gesamten Themenfeld Regresswesen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und Office Erfahrung
- Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office, Typo3, SAP)
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung
- gute Englischkenntnisse (mind. B2)
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung.
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Ihre Aufgaben bei uns
- Aktive organisatorische und administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
- Persönliche Assistenz inkl. Terminkoordination und Ländermanagement
- Schnittstelle zur Assistenz der Standorte Berlin, Dortmund, Erfurt und München
- Reisemanagement inklusive Abrechnungen
- Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Meetings
- Selbständige Durchführung von Aufgaben in unterschiedlichsten Verantwortungs- und Themenbereichen
- Aufbereitung von Präsentationen sowie Erstellung unterschiedlichster Korrespondenz
- Schnittstelle Hausverwaltung Wien mit den relevanten Abteilungen am Hauptsitz in Linz (Umbau, Video, Arbeitsmedizin, Untervermietungsangelegenheiten etc.)
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Ihre Aufgaben sind:
- Kontierung von Kassa, Bank, Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Rechnungsprüfung sowie Buchung diverser Geschäftsfälle
- Vorbereitung und Kontrolle des Zahlungsverkehrs
- Mitarbeit bei Abschlussarbeiten
- Schnittstelle zu anderen Abteilungen sowie administrative Tätigkeiten
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Ihr neuer Job
- Rechnungslegung an Patient*innen
- Abrechnung mit nationalen und internationalen Versicherungen
- Ansprechpartner*in für unsere Patient*innen bei Fragen zur Rechnung
- Erstellung von Kostenvoranschlägen
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Selbstständige Durchführung der Anlagenbuchhaltung
- Reisebereitschaft im Großraum Wien
- Mitarbeit bei den Monatsabschlüssen
- Unterstützung bei der Optimierung unserer Prozesse
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- Eingliederung in ein motiviertes und wertschätzendes Team
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause | Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
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Ihre Aufgaben:
- Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen und Abwicklung von Vergabeverfahren
- Erstellung diverser Auswertungen und Reports für die Vertriebsleitung
- Neuanlage und laufende Aktualisierung von Kundenstammdaten im KASTNER ERP- sowie CRM-System
- Kompetente und freundliche Bearbeitung von Kundenanfragen
- Aktive Unterstützung in diversen Projekten des Bereichs Abholmarkt und Gastrodienst
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Ihre Aufgaben sind:
- Wahrnehmen einer Schnittstellenfunktion zu anderen Bereichen und den Häusern, sowie zu externen Ansprechpartner*innen
- Terminkoordination der Abteilung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung
- Bearbeitung der Post (Postein- und Ausgang)
- Verantwortung über die administrativen Aufgaben hinsichtlich des Bestellwesens
- Aufbereitung der technischen Befundunterlagen (Elektrobefunde, Befunde zu Brandmeldeanlagen, usw.)
- Betreuung der abteilungsrelevanten Personalverwaltung (Zeiterfassung usw.)
- Wahrnehmen der Vertrags- und Datenpflege
- Verfassen sämtlicher Korrespondenz im Rahmen des allgemeinen Schriftverkehrs
- Selbstständige Durchführung von administrativen Routinetätigkeiten
- Organisatorische und administrative Unterstützung sowie Mitarbeit bei spannenden und vielfältigen Projekten
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Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Durchführung der Debitorenbuchhaltung
- Laufende Abstimmung der Debitorenkonten | Stammdatenpflege sowie Kundenneuanlage
- Unterstützung sämtlicher Buchhaltungsprozesse | Mahnwesen und Forderungsmanagement
- Prüfung und Buchung der Reisekostenabrechnung und Verwaltung des Fuhrparks
- Allgemeine Bürotätigkeiten, sowie Unterstützung der Teamleitung
- Vertretung der Kreditorenbuchhaltung
- Prüfung von Eingangsrechnungen lt. Rechnungslegungskriterien
- Erfassung von Bank-, Kassa-Buchungen
- Erfassung von Eingangsrechnungen sowie elektronische Ablage (Explorer, SAP)
- Abwicklung des elektronischen Zahlungsverkehrs
- Kontrolle unseres elektronischen Zeiterfassungssystems
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Aufgaben
- Du planst und organisierst den europaweiten Warentransport vom Versender zum Empfänger sowie den Umschlag und die Lagerung seiner Waren
- Du ermittelst den idealen Transportweg bzw. das Transportmittel und planst weitere logistische Leistungen für unsere Kundschaft
- Du steuerst und überwachst das Zusammenspiel der an der Logistikkette beteiligten Personen und Stationen
- Du sorgst für einen guten Versicherungsschutz und weißt immer welche Zoll- und außenwirtschaftlichen Bestimmungen zu beachten sind
- Du bist im Netzwerk telefonisch, schriftlich und über unsere IT-Systeme in ständigem Kontakt mit in- und ausländischen Kollegen (teilweise in englischer, gern auch in anderen Sprachen)
- Im täglichen Kontakt mit unserer österreichischen Kundschaft aus Industrie und Handel wandelst Du ihre Wünsche in Transportaufträge um
- Du kennst unsere IT-Systeme und digitalen Abläufe, bist sicher im Umgang mit Computern, Telefon und Co
- Du arbeitest in einem sehr großen Unternehmen mit stabilen Werten und einem familiären Umfeld
- Du schließt nach zwei bis drei Jahren Ausbildungszeit die Berufe Speditionskaufmann/-frau und Bürokaufmann/-frau ab, bei Doppellehre nach einem weiteren Jahr den/die Speditionslogistiker/Speditionslogistikerin.
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Dein neuer Job - unser gemeinsamer Fahrplan!
- Terminvergabe
- Telefonische, schriftliche und persönliche Kundenbetreuung
- Cross-Selling und Up-Selling: aktiver Verkauf von Nebenleistungen (Mobilitätsgarantie, Klimaanlagendesinfektion,etc.)
- Erkennen und Bewerten von Karosserie- und Lackschäden hinsichtlich grober Kosten und Reparaturdauer
- Verantwortung für die Kundenzufriedenheit
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Dein neuer Job - unser gemeinsamer Fahrplan!
- Terminvergabe
- Telefonische, schriftliche und persönliche Kundenbetreuung
- Cross-Selling und Up-Selling: aktiver Verkauf von Nebenleistungen (Mobilitätsgarantie, Klimaanlagendesinfektion,etc.)
- Erkennen und Bewerten von Karosserie- und Lackschäden hinsichtlich grober Kosten und Reparaturdauer
- Verantwortung für die Kundenzufriedenheit
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Ihre Aufgaben:
- Mitwirkung und administrative Unterstützung des AKG in der allgemeinen Verwaltung und dem Büroalltag, insbesondere:
- Datenpflege in Excel
- Allgemeine Bürotätigkeiten, Postwege und Mithilfe bei der praktischen Meetings- Vor- und Nachbereitung
- Mithilfe bei der Erstellung von Dokumentlayouts; Korrekturlesen
- Sortiertätigkeiten analog und digital
- Mitwirkung und Unterstützung bei der Organisation von AKG-Events
- Ggf. Mithilfe bei der Umsetzung von Grafikprojekten
- Bibliotheksbetreuung
- Recherchetätigkeiten
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Ihre Aufgaben:
- Administrative Mitwirkung in der Lehre sowie in der Betreuung von Studierenden
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre
- Unterstützende Mitarbeit in der Außendarstellung und Kommunikation der Lehr– und Forschungtätigkeit des Forschungbereichs
- Team- und Kommunikationsfähigkeit, organisatorisches Talent sowie Fähigkeit zu strukturierter Arbeit
- Mithilfe bei der Umsetzung von Mitteln zur Außendarstellung
- Möglich ist auch die Erarbeitung einer Diplomarbeit im Rahmen eines Forschungsprojekts der Abteilung
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Ihre Aufgaben:
- Sie bearbeiten und beantworten telefonische und schriftliche Anfragen zum Digitalen Tachographen (Kontrollgeräte).
- Sie führen Monats- und Quartalsverrechnungen durch und sind für die Bearbeitung von Garantiefällen verantwortlich.
- Sie erstellen Berichte und Auswertungen.
- Sie arbeiten bei Digitalisierungsprojekten mit.
- Sie organisieren Meetings und laufende Protokollführung.
- Sie sind für die laufende Pflege des Internetauftrittes verantwortlich.
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Das sind Ihre Aufgaben:
- Professionelle Betreuung und Beratung der Teilnehmer während der gesamten Abnahmephase
- Durchführung von Wiege- und Vermessungsprozessen
- Erledigung von administrativen Aufgaben
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Teilzeit
Wiedner Gürtel 10, 1040 Wien
06.03.2025
Wiedner Gürtel 10, 1040 Wien
Deine Aufgaben:
- Empfang und Postschalter im Tageszentrum
- Anmeldung und Wartebereich im P7
- Telefondienst und –vermittlung im P7
- Büroorganisation und –administration
- Assistenz - administrative und organisatorische Aufgaben - für Teamleitung und Einrichtungsleitung
- Kassaführung und Buchhaltung mit Kassaberichten
- Kontakt mit den zentralen Stabstellen (EDV, HR360, Buchhaltung,…)
- Bestellungen über das Beschaffungsportal Handover
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Was du machst
- Datenpflege & Dokumentation: Du sorgst für eine transparente Dokumentation innerhalb des Geschäftsbereichs und bist hauptverantwortlich für die Pflege und Verwaltung unseres ERP-Systems (ASE) und CRM-Systems.
- Administration & Teamkoordination: Du unterstützt den Bereichsleiter in allen organisatorischen und administrativen Belangen, koordinierst Termine (z. B. Impftermine für Reinigungskräfte) und übernimmst die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen.
- Dokumentenpflege & -verwaltung: Du pflegst und strukturierst das zentrale Laufwerk und erstellst Berichte, Präsentationen und Dokumentenvorlagen (z. B. Leistungsverzeichnisse, Layouts).
- Material- & Rechnungsmanagement: Du verantwortest die Bestellungen und Lagerhaltung von Reinigungsmaterialien, kümmerst dich um die monatliche Rechnungsstellung und bearbeitest offene Mahnungen.
- Kalkulation & Angebotserstellung: Du unterstützt bei der Erstellung von Kalkulationen und Angeboten für unsere Auftragsgeber*innen.
- Feedback- & Prozessmanagement: Du nimmst Rückmeldungen durch die Objektleitungen entgegen, sorgst für deren Bearbeitung und trägst aktiv zur Weiterentwicklung und Optimierung unserer Prozesse bei.
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Ihr Aufgabenbereich:
- Personaladministration (z.B. Bearbeitung von Urlaubsanträgen und anderen Abwesenheiten)
- Laufende Datenbankpflege (Administration der Dienstpläne und des Zeiterfassungssystems)
- Informationsschnittstelle zwischen Projektplanung und -umsetzung
- Allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben
- Unterstützung bei Ressourcenplanungsagenden
- Aufbereitung von diversen Statistiken
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