Deine Aufgaben:
- Organisatorische Unterstützung des Betreuungsteams und der Leitung
- Administration und Organisation der Backoffice Agenden
- Verwaltung der Patient*innendaten
- Telefonische Erstkontaktstelle aller eingehenden Anrufe
- Telefonische Beratung von Patient*innen, An- und Zugehörigen, anderen Einrichtungen
- Kassabuchführung
- Statistische Auswertungen, Abrechnung mit Fördergebern
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Ihre Qualifikationen
- Abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise in den Bereichen Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften, Personalmanagement oder einem verwandten Fachgebiet. Mindestanforderung ist eine erfolgreich abgeschlossene HAK oder HTL Matura.
- Mehrjährige Erfahrung in der Leitung eines Backoffice oder einer vergleichbaren administrativen Funktion, vorzugsweise im Hochschul- oder Bildungssektor
- Fundierte Kenntnisse in der Automatisierung von Verwaltungsprozessen und der Implementierung digitaler Lösungen
- Erfahrung in der Verwaltung von Studierendenangelegenheiten sowie in Finanz- und Budgetmanagement
- Kompetenz in Personalangelegenheiten, einschließlich der Verwaltung von Arbeitsverträgen und der Gehaltsabrechnung
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Prozesse effizient zu steuern
- Ausgeprägte Führungsqualitäten, Kommunikationsstärke und Teamorientierung
- Hohe Affinität zu digitalen Tools und die Bereitschaft, innovative Lösungen umzusetzen
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GOURMET stellt sich vor...
- als Schnittstelle zwischen Kund:innen, internen Bereichen und Entwickler:innen
- an der Übernahme und Lösung von Supportfällen aller Bestellsysteme
- an der Dokumentation der einzelnen Supportfälle im Ticketsystem
- an der Nachstellung diverser Supportfälle und Lösung dieser Problemstellungen
- an der Testung von Weiterentwicklungen unserer Bestellsysteme
- an der Aufnahme der Supportfälle im Ticketsystem
- an der Erstellung von FAQs, Handouts und Dokumentationen
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Selbstständige Durchführung der laufenden Buchhaltung
- Vorbereitung des Zahlungsverkehrs
- Verwaltung offener Posten und Durchführung des Mahnwesens
- Mitarbeit bei den Monatsabschlüssen
- Unterstützung bei der Optimierung unserer Prozesse
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Ihre Aufgaben sind:
- Rezeptionstätigkeiten (inkl. Wochenenddiensten und Feiertagsdiensten)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen (insbesondere Verfassen von Berichten, Aktenvermerken, Protokollen, …)
- Terminkoordination und Fristverwaltung
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Das bieten wir:
- Geplante Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Do von 10:00 bis 19:00 Uhr und am Fr von 12:00 bis 20:30 Uhr)
- Intensive Einschulung: weil wir wollen, dass du für die Tätigkeit bestens vorbereitet bist
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns unsere Umwelt am Herzen liegt
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SIE
- erfassen und bearbeiten Aufträge
- sind verantwortlich für das Bestellwesen (Handelswaren, Umlagerungen)
- disponieren Stückgut und Siloware
- führen die gesamte Abwicklung inklusive Buchungen in
- unserem ERP-System SAP aus
- unterstützen uns im direkten Kundenabholbereich erledigen diverse Verwaltungs- aufgaben
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Was erwartet Sie?
- Sie sind verantwortlich für allgemeine administrative Agenden (wie z. B. Terminorganisation, Antragsbearbeitung, Abrechnungen, Rechnungskontrolle, Protokollführung, Bestellwesen, Korrekturlesen etc.).
- Sie organisieren den Postein- und Postausgang des allgemeinen E-Mail-Postfaches sowie die dazugehörige Verteilung, Archivierung und Ablage.
- Sie unterstützen bei der Entwicklung von abteilungsrelevanten Unterlagen (z. B. Präsentationen, Informationsunterlagen, allgemeine E-Mails etc.).
- Sie sind für die Verwaltung von Dokumenten/Akten verantwortlich sowie für Datenabfragen und ggf. Dateneingaben, Recherchen und Dokumentationen.
- Sie sind die Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen.
- Sie sind für die Terminorganisation der Abteilungsleitung verantwortlich.
- Sie unterstützen die Führungskraft proaktiv bei allen administrativen Angelegenheiten.
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GOURMET stellt sich vor...
- an der selbstständigen Lieferantensuche, -auswahl und -betreuung
- an der Einholung von Angeboten, sowie Preis- und Vertragsverhandlungen
- an der Recherche von alternativen Rohstoffen, Materialien und Dienstleistungen
- an der Preiswartung inkl. Artikelanlage im System
- als Reklamationsmanager im Rahmen der Lieferantenbeurteilung
- an der engen Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen
- an der regelmäßigen Durchführung von Markt- und Wettbewerbsanalysen
- an Optimierungsmaßnahmen und deren Umsetzung
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Ihre Aufgaben:
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Unterstützung der Kundenbetreuung bei allgemeinen administrativen Aufgaben -
Angebotserstellung nach Vorgaben -
Telefonbetreuung (z. B. Anfragen von Hausverwaltungen, Störungsannahme und Koordination der Störungsbehebung) -
Korrespondenz und Büroorganisation -
Allgemeine Büroarbeiten: Ablage, Datenpflege, Postversand
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- Moderner, attraktiver und innovativer Arbeitsplatz
- Tolle und angenehme Arbeitsatmosphäre in einem hochmodernen Büro-, Produktions- und Logistikgebäude mit gelebter „Du-Kultur“
- RINGANA Competence Development Programm mit internen und externen Weiterbildungs- und entwicklungsmöglichkeiten
- Kostenloses Mittagessen am RINGANA Campus bzw. Essenszuschuss an unserem Standort in Wien und Kaffee zur freien Entnahme
- Flexible Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit, keine Kernzeit) sowie Homeofficemöglichkeiten im Angestelltenbereich
- Vorsorgeleistungen und Gesundheitsmaßnahmen
- Kostenlose Parkplätze und E-Bike Verleih am RINGANA Campus bzw. Öffi-/Klimaticketzuschuss für unsere Crew in Wien
- Private und vergünstigte Nutzung der E-Ladestationen am RINGANA Campus
- Crew- und Teamevents wie After-Work, Sommerfest, Weihnachtsfeier, uvm.
- Teambudget für abteilungsinterne Aktivitäten
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Ihre Aufgaben
- Sie erstellen Verträge im B2B Bereich nach genauer Anweisung und Richtlinien
- Sie meistern das operative Vertragsmanagement (zB. Prüfung Vertragskonditionen, Fristen)
- Sie überprüfen Ausgangsrechnungen auf Richtigkeit (bspw. Lieferziele, Zahlungskonditionen)
- Sie korrespondieren regelmäßig mit Behörden und Ämtern (bspw. Zoll- oder Finanzamt)
- Sie arbeiten mit Datenbanken, unterschiedlichen Systemen und pflegen Ablage und Archiv
- Sie wirken unterstützend im Logistikteam mit und erweitern stetig Ihr Wissen
- Sie führen Abstimmungen mit Geschäftspartnern und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss
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Fachbereich Kundenservice und Landesstellen
- Unterstützung der Landesstellenleitung bei administrativen Aufgaben sowie Betreuung der Vorsitzenden des Landesstellenausschusses
- Erledigung sämtlicher Assistenzarbeiten wie Terminkoordination, Korrespondenz, Postbearbeitung und Ablage
- Annahme und Weiterleitung von Kundenanliegen
- Erledigungen von administrativen Aufgaben (z.B. Büromaterialbestellung, Erfassung von Abwesenheiten in SAP und Investitionsanträgen etc.)
- Vorbereitung und Organisation von Sitzungen und Besprechungen inkl. Protokollführung
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Wer wir sind:
- Du & deine Familie übernachten ab €35,00 pro Person in unseren harry´s home & adler hotels
- Unser Ganzjahresbetrieb ermöglicht eine kontinuierliche Beschäftigung und finanzielle Stabilität für unsere Mitarbeiter, da saisonale Schwankungen vermieden werden
- Dein Wachstum ist uns wichtig – wir unterstützen dich in deiner Aus- und Weiterbildung mit bis zu € 2.000,00 p.a.
- Du erhältst bei uns viele Rabatte auf Speisen und Getränke in allen harry’s home & adler hotels
- Lust zu reisen? Bei uns erhältst du jährlich ein Golden Ticket, mit welchem du gemeinsam mit einer Begleitperson gratis in einem unserer harry’s home & adler hotels übernachten kannst! Ob Berlin, Wien, Zürich oder Steyr – deine Kollegen freuen sich auf dich.
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Wien, Graz, Hart bei Graz, Villach, Bischofshofen, Salzburg, Steyr, Linz-Urfahr, Innsbruck, Lienz, Telfs, Dornbirn
Wer wir sind:
- Du & deine Familie übernachten ab
€ 30,00 pro Person in unseren harry´s home & adler hotels - Stillstand kennen wir nicht – bei uns trittst du in ein Familienunternehmen mit langfristigen Perspektiven und Innovationsgeist ein
- Professionelles Equipment für eine sorgenlose Arbeit
- Bei uns kannst du deine Ideen nicht nur einbringen, sondern auch umsetzen
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