Kategorie: Produkte & Preise | Lesedauer: 10 min | veröffentlicht am 14. Dezember 2023
Zielgruppe: Arbeitgeber
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Wozu überhaupt Mitarbeitergespräche?
Bevor wir in die verschiedenen Formen der Mitarbeitergespräche eintauchen, ist es wichtig, ihren Zweck greifbar zu machen. Mitarbeitergespräche schaffen eine Plattform für direkte und unmittelbare Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen und ihren Vorgesetzten oder HR-Verantwortlichen. Dadurch bieten sie eine strukturierte, aber persönliche Möglichkeit,
- Ziele festzulegen,
- Konflikte zu lösen,
- Fortschritte zu verfolgen und
- letztendlich die Arbeitsbeziehung zwischen allen Parteien zu stärken.
Wie oft wird ein Mitarbeitergespräch geführt?
Mitarbeitergespräche finden traditionell einmal im Jahr statt und werden dementsprechend auch Mitarbeiterjahresgespräche genannt.
Die moderne Unternehmenskommunikation geht aber davon aus, dass es sich auszahlt, öfter ins Gespräch mit der Belegschaft zu treten. Darüber hinaus sollten die Gespräche zu unterschiedlichen Anlässen und Zwecken geführt werden, damit spezifische Anliegen nicht nur oberflächlich angeschnitten werden. Wir haben versucht, die teils feinen Unterschiede herauszukristallisieren.
Gespräche zu Beginn der Anstellung
Vorstellungsgespräch
Auch wenn Bewerbungsverfahren zunehmend digitalisiert werden, bleibt es unersetzlich: das Vorstellungsgespräch. Geschäftsführung und Personalmanagement wollen schließlich ein persönliches Bild und Urteil von ihren zukünftigen Hoffnungsträgern erhaschen.
“Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?”,
„Was möchten Sie bei uns erreichen?“ oder
“Warum bewerben Sie sich ausgerechnet bei unserem Unternehmen?”
… zählen zu klassischen Bewerbungsfragen, die beim Vorstellungsgespräch auf der Agenda stehen. Das Job-Interview dient als gegenseitiges Abtasten der Erwartungen, Ziele, aber auch des persönlichen Mindsets. Talentierte Personaler:innen besitzen die Gabe, sich innerhalb von kürzester Zeit ein ganzheitliches Urteil zu bilden, ob ein Skillset dem fehlenden Puzzleteil entspricht. Bewerbende werden wiederum unter Zeitdruck auf die Probe gestellt, ob sie von ihren fachlichen Qualifikationen, aber auch mit Soft Skills überzeugen können. Nicht selten werden beim Vorstellungsgespräch bereits Gehaltsverhandlungen geführt, müssen aber nicht zwingend zu einer verbindlichen Einigung führen.
Einstellungsgespräch
Wurde der Arbeitsvertrag in Text gegossen und unterschrieben, kann das Einstellungsgespräch beim sogenannten Onboarding helfen.
Was bedeutet Onboarding?
Wie der englische Begriff schon andeutet, beschreibt es den Prozess des “an Bord gehens” einer Arbeitskraft im Betrieb. Ein Einstiegsgespräch dient dabei als wichtige Integrationsmaßnahme:
Der oder dem “Neuen” werden
- Erwartungen,
- Unternehmensrichtlinien und
- firmenspezifische Abläufe persönlich erläutert.
Es dient somit auch als Update und zur Vertiefung des Job-Interviews. Kümmern Sie sich als Führungskraft persönlich um die Eingewöhnung frischer Neuzugänge, wird das frühzeitig Vertrauen schaffen.
Neben der gemeinsamen Zielsetzung werden Angestellte beim Onboarding mit Software und Hardware vertraut gemacht. Auch hier hilft eine persönliche Unterweisung, um den Stein der Routine schnell ins Rollen zu bringen. Ein schlechtes oder gar nicht durchgeführtes Onboarding kann dazu führen, dass sich schon früh der Fehlerteufel einschleicht. Muss eine Arbeitskraft nach einem Monat immer noch um das Passwort für eine Software betteln, bremst das gleich mehrere Teammitglieder unnötig ein.
Probezeitgespräch
Die Probezeit, die in Österreich maximal einen Monat dauern darf, endet nicht selten mit einem abschließenden Gespräch, das über weitere Zusammenarbeit entscheidet. Treten bereits zu diesem Zeitpunkt schwere Komplikationen auf, sollten sich beide Parteien genau überlegen, ob eine endgültige Festanstellung sinnvoll ist.
Für Arbeitnehmer:innen gilt daher:
Wahrheit währt am längsten! Sprich Probleme und Bedenken in der Anlaufphase unbedingt an, wenn sie dich bereits belasten. Dabei hilft eine Checkliste mit Fragen wie:
- Klappt die Zusammenarbeit mit dem Team?
- Bestätigen sich die Vorstellungen und Erwartungen, die du zu Beginn hattest?
- Fühlst du dich unter- oder überfordert?
Oftmals sind solche Reibungspunkte noch kein Grund zur Panik - aller Anfang ist schwer. Dennoch werden die Probleme nicht verschwinden, wenn du sie im Probezeitgespräch verschweigst. Geht die Geschäftsführung nicht ausreichend auf deine Bedenken ein, kann das ein Indiz dafür sein, dass du dich vielleicht lieber doch lieber woanders umsehen musst - für solche Fälle gibt es die Probezeit schließlich.
Jahresgespräche
Mitarbeitergespräche finden meist obligatorisch am Ende eines Geschäftsjahres statt, was aber nicht zwingend der Fall sein muss. In manchen Unternehmen werden sie auch alle 3 oder 6 Monate als Quartals- oder Semestergespräche abgehalten. Dennoch zählt das Jahresendgespräch nach wie vor zur Routine beim Jahresabschluss. Es lässt sich grob in drei Gesprächstypen gliedern, die inhaltlich allerdings fließend ineinander übergehen und auch als einzelne Etappen funktionieren können. Dazu zählen:
Beurteilungsgespräch
Die Beurteilung der individuellen Leistung zählt zu den Hauptbestandteilen des Jahresendgesprächs und wird häufig auch synonym dazu verwendet. Führungskräfte gehen dabei auf die Errungenschaften, aber auch Fehler und Makel ein.
Als Geschäftsführung sollten Sie Kritik stets konstruktiv verpacken und härtere Rügen auch greifbar machen. Wer sich unangemessen attackiert fühlt, wird Ihnen auch im folgenden Jahr nicht die gewünschte Leistung und Wertschätzung zeigen. Demotivierte Angestellte sorgen nicht nur für schlechte Stimmung auf der Weihnachtsfeier, sondern auch für einen holprigen Start ins neue Geschäftsjahr.
Ein moderner Betrieb, der für eine angenehme Feedbackkultur sorgen will, schafft beim Beurteilungsgespräch auch Raum zur “Beurteilung nach oben”. Angestellte sollten sich nicht davor fürchten, ihre Einschätzung der Unternehmensführung abzugeben. So können auch CEOs mit konstruktiven Denkanstößen gewappnet ins neue Jahr starten.
Zielvereinbarungsgespräch
So wie wir an Silvester gern auf unsere Neujahrsvorsätze zurückblicken, prüfen Chef:in und Angestellte beim Zielvereinbarungsgespräch, ob die Ziele vom Vorjahr die schwarz-weiß karierte Flagge gesehen haben.
Sollten die Vorhaben gescheitert sein, bietet das Zielvereinbarungsgespräch Gelegenheit, einen reinen Tisch zu machen:
- Woran hat es gelegen?
- Waren die Erwartungen der Geschäftsführungen überhaupt realistisch?
- Wird eventuell zu viel oder zu wenig von Arbeitnehmer:innen verlangt?
Beide Seiten sollten sich ausgiebig Zeit für Ursachenforschung nehmen, um im neuen Jahr nicht noch einmal an denselben Hürden zu scheitern.
Darüber hinaus wird anhand dieser Erkenntnisse an den Zielen für das folgende Jahr gefeilt. Führungskräfte müssen präzise kommunizieren, was sie in Zukunft von ihren Schützlingen erwarten. Für Arbeitnehmer:innen gilt beim Zielvereinbarungsgespräch, auch eigene Grenzen zu setzen, wenn das möglich ist. Wer bei der Zielvereinbarung schläft, erfährt häufig ein böses Erwachen, wenn zu ambitionierte oder vage definierte Ziele den Arbeitsalltag belasten.
Entwicklungsgespräch
Beim Entwicklungsgespräch (oder Fördergespräch) wird die langfristige Rolle einer Arbeitskraft im Unternehmen unter die Lupe genommen und, wenn erforderlich, neu definiert. Es gilt herauszufinden, wie es um eine weitere gemeinsame Perspektive steht.
- Sehnt sich eine Fachkraft nach mehr Verantwortung?
- Will sie sich weiterbilden oder möchte sie neue Arbeitsfelder erkunden?
Angestellte sollten das Gespräch allerdings nicht mit falschen Hoffnungen verlassen. Gehen Sie als Führungskraft daher unmissverständlich vor und schieben unbequeme Wahrheiten nicht auf, wenn Sie nicht langfristig mit Arbeitnehmer:innen planen und Aufstiegsambitionen keine Zukunft haben.
Ebenso sollten Arbeitnehmer:innen klare Kante zeigen: Schweigst du im Entwicklungsgespräch oder verärgerst deine Verhandlungspartner:innen, wirst du im Unternehmen weiterhin auf der Stelle treten. Meist hilft dann nur noch ein Jobwechsel, um deine Träume zu erfüllen. Überleg dir also gut, wie du davon überzeugen kannst, dass dir die helfende Hand beim firmeninternen Aufstieg gereicht werden muss.
Anlassbezogene Gespräche
Gesunde Unternehmenskommunikation bedeutet auch, dass sich der persönliche Austausch nicht nur auf den Jahresabschluss beschränkt. Auch der Arbeitsalltag bietet zahlreiche Anlässe, bei denen ein Gespräch Wunder wirken kann. Insbesondere Face-to-Face Kommunikation löscht Konfliktherde, bevor sie einen Flächenbrand verursachen. Zu ihnen zählen:
Gehaltsgespräch
Die Entlohnung zählt nach wie vor zu den größten Streitthemen. Ein Drittel der österreichischen Arbeitnehmer:innen fühlt sich im aktuellen Job nicht angemessen bezahlt.
Auch wenn es nicht immer Erfolg versprechen muss, sollten Vorgesetzte stets einen Stuhl am Verhandlungstisch anbieten und lauter werdende Stimmen nach fairer Bezahlung nicht ignorieren. Im schlimmsten Fall führt das zum Lohnstreik, was wiederum in jedem Fall eine Unternehmenskrise bedeutet.
Wer Anspruch auf Gehaltserhöhung stellt, sollte sich fragen:
- Warum muss meine Arbeit mehr Budget beanspruchen als die der anderen?
Unrealistische Gehaltsforderungen werden nicht selten als dreist empfunden und führen in Folge zu einem eisigen Verhältnis. Vorsicht ist auch hinsichtlich des Zeitpunkts der Anfrage zu walten: Sind Verantwortliche gerade mit größeren Baustellen beschäftigt, fällt das Gespräch schnell unter den Tisch und eine zweite Chance bleibt aus.
Unser Tipp für Arbeitnehmer:innen:
Wer seinem Anspruch zusätzliches Gewicht verleihen will, macht sich innerhalb des eigenen Teams über die Gehälter derer kundig, die ähnliche Arbeitsleistung verrichten. Eine vom Betriebsrat initiierte Gehaltstabelle kann diese Transparenz ermöglichen.
Wer ungerechte Bezahlung auf Papier nachweisen kann, hat eine gute Verhandlungsbasis - je nach Fall sogar vor dem Gleichbehandlungsgesetz.
Delegationsgespräch
Egal, ob ein neuer Geschäftszweig eröffnet wird oder eine Kündigung neue Aufgabenverteilung erfordert: Delegationsgespräche sind unersetzlich, um spezielle Aufgaben- und Verantwortungsbereiche an Mitarbeiter:innen zu übertragen.
Die Delegierten werden in ihrem neuen Arbeitsfeld geschult und mit allen nötigen Informationen versorgt, damit sie für die neue Herausforderung gewappnet sind. Ein Delegationsgespräch kann auch unter Kolleg:innen stattfinden, wenn innerhalb eines Teams zwischen Aufgabenbereichen rotiert wird.
Konfliktgespräch
Dass sich Menschen nicht leiden können, gehört auch zum Arbeitsalltag dazu. Wenn es mal kracht, ist das zwar kein Grund zur Panik, sollte aber ernst genommen werden, bevor ein Konflikt zum Geschwür im ganzen Büro heranwächst. Im Worst Case kann das Karrieren oder ganze Unternehmen ruinieren. Wie im Privatleben gilt also auch auf der Arbeit:
Ein klärendes Gespräch sollte lieber zu früh als zu spät aufgesucht werden. Oftmals sind es schließlich harmlose Missverständnisse, die zum Zoff geführt haben.
Führungskräfte und HR-Personal übernehmen meist eine schlichtende und unparteiische Rolle, die den streitenden Parteien gleichermaßen Gehör verschafft. Manchmal ist ein Konfliktgespräch die letzte Chance, das Kriegsbeil zu begraben, wenn informelle Gespräche keine Wirkung zeigen. Falls das Ergebnis weder Waffenstillstand, friedliche Koexistenz und im besten Fall Versöhnung lautet, bleibt nur der Austritt zumindest einer betroffenen Arbeitskraft.
Zumindest, wenn die dicke Luft nicht dauerhaft das Büro verpesten und noch größere Schäden anrichten soll. Ähnlich wie ein Nachbarschaftsstreit kann der ewige Streit auf Arbeit zu chronischer Unzufriedenheit im Leben führen. Ein Konfliktgespräch sollte daher mit großer Sorgfalt und Ernsthaftigkeit geführt werden.
Anerkennungsgespräch
"Nichts gesagt ist genug gelobt" sollte in fortschrittlichen Unternehmen kein Leitspruch mehr sein.
Neben fairem Lohn und einer guten Arbeitsatmosphäre gilt persönliche Anerkennung als ein Erfolgsfaktor in Sachen Mitarbeiterbindung. Herausragende Leistungen und besonderer Einsatzwillen sollten Zeit für ein paar nette Worte beanspruchen dürfen. Das wird Ihre Arbeitnehmer:innen auch weiterhin dazu motivieren, auch mal 120% zu geben, wenn es brennt. Loben Sie Ihre Angestellte allerdings nur, wenn auch die Summe auf dem Gehaltsscheck stimmt, um Ihre Glaubwürdigkeit zu bewahren.
Abmahnungsgespräch
Auch wenn es für alle Beteiligten unangenehm ist: außergewöhnliche Fehltritte erfordern außergewöhnliche Disziplinarmaßnahmen. Überbringen Sie die Hiobsbotschaft einer Abmahnung allerdings nur schriftlich, verringern Sie die Chance auf Besserung. Suchen Sie stattdessen ein persönliches Gespräch auf, um Ihre Arbeitskraft von Angesicht zu Angesicht deutlich zu machen, warum Sie zu dieser harten Konsequenz greifen müssen. Ansonsten machen Sie sich für eine Wiederholungstat mitverantwortlich.
Für Abgemahnte heißt es:
Zieh in keine Schlacht, die du nicht gewinnen kannst. Wer ignoriert, dass es mit einer Abmahnung 5 vor 12 geschlagen hat, kann schon bald auch das Kündigungsgespräch in den Kalender eintragen. Vergewissere dich allerdings bei Gewerkschaft oder Arbeiterkammer, ob die Abmahnung auch rechtmäßig ist. Immerhin ranken viele Mythen um die tatsächlich legitimen Gründe zur Abmahnung.
Beratungsgespräch
Ein guter Vorsitz sollte nicht nur mit Befehlen um sich werfen und bei jeder Gelegenheit Autorität walten lassen, sondern auch in beratender Funktion zur Seite stehen. Immerhin standen Sie selbst mal am anderen unteren Ende der Befehlskette und waren auf die Tipps und Tricks etablierter Kolleg:innen angewiesen.
Im Beratungsgespräch können Sie
- Arbeitnehmer:innen wichtiges Know How vermitteln und
- das nötige Rüstzeug für neue Aufgaben zur Verfügung stellen.
Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern sorgt auch für ein kollegiales Verhältnis. Als Mentor:in gewinnen Sie schließlich auch an Selbstvertrauen, wenn Ihre Schützlinge von Ihrem Coaching profitieren.
Für Arbeitnehmer:innen kann ein Beratungsgespräch den Knoten lösen, nachdem sie sich schon lange die Zähne ausgebissen haben. Wer glaubt, alle Probleme im Alleingang lösen zu können, läuft Gefahr, in der beruflichen Weiterentwicklung zu stagnieren und riskiert eine schwächere Performance.
Erfahrene Peers, die mit ihrem geschulten Auge neue Perspektiven eröffnen, helfen meist gern, wenn sie Zeit haben.
Rückkehrgespräch
Egal ob mittel- oder langfristiger Krankenstand, Elternzeit oder Bildungskarenz: Wer nach einer Pause in den Betrieb zurückkehrt, findet nicht immer sofort den Anschluss. Immerhin können sich die Ziele, Arbeitsweisen und Personal in Abwesenheit deutlich verändert haben.
Mit dem Rückkehrgespräch sprechen Sie ein deutliches “Willkommen zurück!” aus und sorgen meist für ein reibungsloses Comeback ohne Umwege und Strapazen.
Gespräche am Ende der Anstellung
Kündigungsgespräch
Es gibt zwei Arten der Kündigung:
- Die einen verlaufen ohne große Komplikationen und beruhen auf rein geschäftlicher Natur, ohne negative Spuren zu hinterlassen.
- Bei den restlichen ist leider oft das Gegenteil der Fall. Wenn Kündigungen als Konsequenz eines erfolglosen Arbeitsverhältnisses gezogen werden, ist schlechte Laune am Gesprächstisch zu erwarten.
Doch auch wenn Frust, Enttäuschung und Groll tief sitzen, gilt für alle Beteiligten, das Beste draus zu machen. Ein Kündigungsgespräch kann unnötige Rufschädigung eindämmen, insofern diplomatisch und respektvoll miteinander umgegangen wird. Nachhaltig böses Blut gerinnt im digitalen Zeitalter nur schwer und feindselige Rezensionen auf Jobrating-Portalen sorgen im Netz für ewige Brandmarken.
Dass auch nach dem sauberen Ablauf des Kündigungsgesprächs noch negative Emotionen nachwirken, lässt sich mitunter schwer vermeiden. Das gilt vor allem, wenn der oder die Gekündigte wenig zum eigenen Schicksal beigetragen hat.
Wenn Stellenabbau oder Umstrukturierung schmerzhafte Entscheidungen fordern, sei Führungskräften daher geraten:
Zeigen Sie Anstand und bleiben Sie ehrlich. Wer Zeit und Mut aufbringt, die oft schockierende Nachricht persönlich zu überbringen, erhöht die Chancen, bei Betroffenen nicht in Verruf zu geraten.
Auch wenn ein vorzeitiger Austritt meist so schwerwiegende Gründe hat, dass ein Gespräch meist gar nicht mehr angenommen wird, kann es sich lohnen, dem Ärgernis auf den Grund zu gehen.
Wie bei der Kündigung gilt beim Austritt umso mehr, die Wogen zu glätten und die Nachwirkungen nicht zu unterschätzen - ehemalige können als Whistleblower schließlich ganze PR-Debakel auslösen. Der Austritt kann außerdem auf gravierende Missstände im Unternehmen und schlechtes Management hinweisen. Lassen sich Regelmäßigkeiten hinsichtlich der Gründe festmachen, kann einer bisher unerwünschte und unerklärlich hohe Fluktuation besser bekämpft werden.
FAQs zum Thema:
Arten von Mitarbeitergesprächen: So geht moderne Unternehmenskommunikation
1. Frage:
Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?
Antwort: Mitarbeitergespräche umfassen Vorstellung, Einführung, Leistungsbeurteilung, Zielvereinbarung, Feedback, Entwicklung, Kündigung und Rückkehr.
2. Frage:
Wie unterscheiden sich Vorstellungsgespräche von Einstellungsgesprächen?
Antwort: Vorstellungsgespräche dienen der Auswahl, Einstellungsgespräche der Integration neuer Mitarbeiter:innen. Erstere beurteilen, letztere informieren und fördern die Integration von Personal.
3. Frage:
Warum sind Rückkehrgespräche nach einer Pause wichtig?
Antwort: Rückkehrgespräche erleichtern die Wiedereingliederung, klären Erwartungen und zeigen Wertschätzung für die Rückkehr der Mitarbeiter:innen.
4. Frage:
Welche Rolle spielt die Unternehmenskultur in meinen Antworten?
Antwort: Leistungsbeurteilungsgespräche bewerten und fördern Mitarbeiterleistungen, bieten Feedback und setzen Ziele für die berufliche Entwicklung.
5. Frage:
Wie bereite ich mich am besten auf ein Feedbackgespräch vor?
Antwort: Reflektiere deine Leistung, sei offen für konstruktive Kritik, setze klare Ziele und zeige Bereitschaft zur Weiterentwicklung.
6. Frage:
Was sind die Schlüsselaspekte eines erfolgreichen Zielvereinbarungsgesprächs?
Antwort: Klare, messbare Ziele setzen; Ressourcen besprechen; Vereinbarungen dokumentieren; regelmäßige Überprüfung und Anpassung.
7. Frage:
Welche Strategien gibt es, um schwierige Kündigungsgespräche zu führen?
Antwort: Kommunikation mit Empathie, klaren Gründen und klaren Perspektiven; Unterstützungsressourcen anbieten; Respekt und Würde wahren.
8. Frage:
Wie fördern Entwicklungsgespräche die berufliche Weiterentwicklung?
Antwort: Entwicklungsgespräche identifizieren Stärken/Schwächen, bieten Schulungsmöglichkeiten, setzen Karriereziele und fördern die persönliche Entwicklung.
9. Frage:
Welche Trends prägen aktuell Mitarbeitergespräche in Unternehmen?
Antwort: Flexible Gesprächsformate, vermehrte Nutzung digitaler Tools, Fokus auf Mitarbeiterengagement und stärkere Betonung von Diversität und Inklusion.
10. Frage:
Welche Rolle spielt die Diversität in Mitarbeitergesprächen?
Antwort: Diversität fördert unterschiedliche Perspektiven und Ideen; Mitarbeitergespräche sollten auf inklusive Weise geführt werden, um Vielfalt zu schätzen und zu fördern.
Wir fassen zusammen
Wer auf Mitarbeitergespräche verzichtet, spart am falschen Ende
Unser Beitrag hat gezeigt: Mitarbeitergespräche sind vielseitig und komplex. Kritiker:innen warnen daher davor, nicht die Effizienz in Gefahr zu bringen, weil zu viele Kleinigkeiten zerredet werden. Selbstverständlich führt auch nicht jedes Mitarbeitergespräch zum gewünschten Erfolg - vor allem, wenn auf viele Worte nur wenige Taten folgen. Das Ausmaß der firmeninternen Redezeiten sollte sich daher nie an vorgefertigten Schablonen orientieren und stets auf das jeweilige Unternehmen und dessen Mechanismen abgestimmt werden.
Daher zählt auch beim Mitarbeitergespräch die alte Faustregel: Qualität geht über Quantität. Das kann vor allem ein versiertes HR-Personal mit ausgeprägtem Feingefühl für den richtigen Anlass und Zeitpunkt gewährleisten. In jedem Fall sollten CEOs auch Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit bieten, solche Gespräche zumindest beantragen zu können. Wenn Sie Ihre Belegschaft nur zur Tür rein lassen, wenn Sie Zeit und Lust darauf haben, führen Sie keine Gespräche auf Augenhöhe. Wer nicht auf die Bedürfnisse der eigenen Mitarbeiter:innen achtet, wird mehr Abschiedsgespräche als gewünscht führen müssen.
