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Mitarbeiter:in Administration für Fachbereich Ausbildungszentrum Wien (37h/Woche)
Wir suchen eine:n Mitarbeiter:in in der Administration (w/m/d) ab sofort für 37 Stunden/Woche zur Verstärkung für den Fachbereich „Ausbildungszentrum Wien“.
Du bringst mit:
- Selbstständiges Abarbeiten von einmaligen und wiederkehrenden Tätigkeiten
- Ausgeprägte Kund:innenorientiertheit
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgezeichnete Rechtschreibkenntnisse
- Gute MS Office-Kenntnisse (Excel und Word)
Von Vorteil:
- Medizinisches Interesse
Dein Aufgabenbereich:
- Einhaltung der Informationswege
- Aktive Teilnahme am Abteilungs- und Team-Jour fixe
- Einträge in die Schulungsdatenbank
- Bearbeiten der Anfragen zu den Fortbildungen und Ausbildungen
- Administration der Anmeldungen
- Begleitung der Kund:innen durch den Anmeldeprozess
- Einholen und Ablage der erforderlichen Dokumente
- Rechnungslegung an Kund:innen
- Kontrolle der Zahlungseingänge
- Ausstellen von Anmeldebestätigungen, Antrittsbestätigungen und diversen weiteren Dokumenten zur Vorlage bei Finanzamt, WAFF, AMS, und div. Behörden
- Vorbereiten der administrativen Dokumente der Aus- und Fortbildungen
- Eingabe und Ablage der Anwesenheits-, Mitarbeits- und Zeiterfassungslisten
- Erstellung und Versand der Honorarnoten anhand der Zeiterfassungslisten
- Kontrolle der retournierten Honorarnoten und Weiterleitung an die Buchhaltung
- Erstellen von Fortbildungsbestätigungen, Zeugnissen, MPG-Bestätigungen, Erste-Hilfe-Bestätigungen, etc.
- Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Prüfungen
- Digitale Archivierung aller Dokumente
- Unterstützung bei der Aktualisierung digitaler Lern- und Lehrunterlagen
- Erstellen von Statistiken (intern und Statistik Austria)
- Kontrolle der delegierten Aufgaben an untergeordnete Stellen
- Div. unterstützende Assistenztätigkeiten auf Anweisung des/der Vorgesetzten
- Fallweises Heranziehen zu situativ anfallenden Tätigkeiten im Gesamtbereich des Samariterbundes Wien (GmbHs, LV, Gruppen), in Absprache mit der Teamleitung
Das bieten wir dir:
- Langfristige und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Wachstumspotenzial
- Sinnstiftende Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation
- Vielfältige und spannende Projekte mit hoher Eigenverantwortung
- Flexible Arbeitszeit
- Gute öffentliche Erreichbarkeit
- Entlohnung nach dem SWÖ-KV 2024 Verwendungsgruppe 4, je nach Vordienstzeiten mindestens brutto € 2.337,60 bei 37 Wochenstunden
- Dienstzeiten: Mo – Do 7.30 – 16.00 Uhr, Fr 07.30 – 13.00 Uhr
- Dienstort: 1120 Wien
Falls dich diese anspruchsvolle Aufgabe in einem sensiblen Arbeitsgebiet interessiert, freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung.
